Zaktualizowano: 19 stycznia 2024 r.

1. Dane osobowe i ich ochrona w rozumieniu Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO):

Niniejsza klauzula dotyczy danych osobowych zbieranych przez SQD Alliance (dalej Spółka), gdzie występuje ona w charakterze administratora danych osobowych, sposobów na jakie są te dane wykorzystywane, a także praw osób związanych z wykorzystywaniem i zbieraniem tych danych.

W celu ułatwienia kontaktu w zakresie ODO prosimy o kontakt na adres e – mail: iod@sqda.pl

W ramach obowiązku ustawowego, ale także aby budować zaufanie Państwa, jako dla naszych dostawców, chcemy poinformować o:

• powodach gromadzenia i przetwarzania danych;
• podstawie prawnej przetwarzania;
• jakie są Państwa prawa w związku z tymi operacjami.

2. Niniejsza klauzula ma zastosowanie do osób fizycznych, które są:

• Dostawcami Spółki;
• osobami zainteresowanymi nawiązaniem współpracy handlowej (potencjalnymi dostawcami);
• wspólnikami, pracownikami, przedstawicielami ustawowymi, pełnomocnikami bądź reprezentantami dostawcy;
• innymi podmiotami, których dane przetwarzamy w celach wystawienia lub realizacji faktur w ramach współpracy z dostawcami;
  zwanymi łącznie Dostawcami lub Państwo.

3. W związku ze współpracą z Dostawcami możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• imię, nazwisko, adres prowadzonej działalności, a także adresy korespondencyjne;
• numery posiadane w rejestrach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą (NIP, REGON);
• dane kontaktowe;
• stanowisko w ramach organizacji;
• specyficzne numery identyfikacyjne niebędące numerami nadanymi powszechnie lub numery nadane wewnętrznie w ramach Spółki.
• numer rachunku bankowego;

Podawanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów związanych z zawarciem umowy lub jej wykonaniem. Każdorazowy szczegółowy zakres podawanych danych wynika z treści łączącego strony stosunku prawnego, a konsekwencją ich niepodania może być brak możliwości zawarcia lub realizacji umowy.

Możemy także zbierać Państwa dane z innych, publicznie dostępnych źródeł (np. CEIDG, KRS) w celu weryfikacji prawdziwości informacji podawanych przez Dostawców. Możliwe jest pozyskiwanie danych od podmiotów, u których są Państwo zatrudnieni, lub których są Państwo reprezentantami, a zakres tych danych obejmuje jedynie informacje konieczne dla zawarcia i realizacji umowy i nie może obejmować danych zbędnych w tym celu.
Możemy także pozyskiwać dane z wewnętrznych baz danych prowadzonych przez Spółkę, do których wpisy dokonywane są na zasadzie udzielonej uprzednio zgody.

Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

4. Podstawy prawne przetwarzania danych:

Dane są przetwarzane wyłącznie gdy:

• osoba uprawniona wyraziła na to zgodę;
• jest to niezbędne dla realizacji umowy zawartej z Dostawcą;
• przetwarzanie jest konieczne dla realizacji obowiązków prawnych ciążących na nas, jako administratorze danych (np. wystawienie faktury)
• przetwarzanie jest konieczne dla realizacji uzasadnionych interesów Spółki, co wymaga zachowania proporcji miedzy naszym interesem a Państwa prawem do prywatności.

Uzasadnionym interesem jest:

• ustalanie lub dochodzenie roszczeń cywilnoprawnych w ramach działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami;
• weryfikacja Dostawców w publicznych rejestrach;
• kontakt z Dostawcami w celu wykonania umowy.

Dane osobowe są przetwarzane jedynie w celu, do realizacji którego zostały zebrane. Poniżej przedstawiono zestawienie celów przetwarzania, oraz przypisane im okresy przechowywania danych:

Tabela 1

5. Środki zabezpieczające

Wszyscy pracownicy uzyskujący dostęp do danych osobowych muszą przestrzegać wewnętrznych procedur i zasad związanych z przetwarzaniem DO w celu ich odpowiedniej ochrony i zapewnienia zasad poufności, a także do zapewnienia technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa wprowadzonych w celu ich ochrony.

Środki techniczne i organizacyjne wdrożone przez Spółkę mające na celu ochronę informacji (nie tylko danych osobowych) uwzględniają najnowsze zdobycze techniki stosowane w tego rodzaju zabezpieczeniach i są adekwatne do celu, zakresu i charakteru przetwarzania danych.

6. Przekazywanie danych:

Przekazywanie danych odbywa się poprzez ich udostępnienie podmiotom będącym samodzielnymi Administratorami Danych lub poprzez powierzenie do przetwarzania podwykonawcom Spółki, na podstawie zawartych umów powierzenia podmiotom, z których usług Spółka korzysta przy realizacji umowy, tj.  

• podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Spółki, takie jak dostawcy systemów informatycznych, archiwizacji dokumentów, trenerzy zewnętrzni, podmioty świadczące obsługę prawna lub księgową na podstawie właściwych przepisów lub umów powierzenia danych i tylko w zakresie w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez Spółkę., w szczególności podmioty funkcjonujące w ramach grupy przedsiębiorstw, do której należy Spółka, dla celów administracyjnych, a także zapewnienia bezpieczeństwa informacji. Należy nadmienić, że administratorem tych danych pozostaje Spółka.

Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom, organom lub instytucjom uprawnionym do uzyskania dostępu do danych na podstawie przepisów prawa, a także – dostawcom usług kurierskich lub pocztowych,  innym osobom, jeśli jest ku temu podstawa prawna lub umowna.

Spółka nie przetwarza danych poza obszarem EOG, z wyłączeniem podmiotów będących dostawcami wybranych systemów informatycznych oraz usług hostingowych. W tym przypadku Państwa dane są chronione przy pomocy zabezpieczeń stosowanych przez tego dostawcę, jednak zawsze adekwatnych do celu, zakresu i sposobu przetwarzania. Mogą Państwo poprosić ponadto o dodatkowe informacje w tym zakresie.

7. Prawa i obowiązki Dostawców i zasady korzystania z tych praw:

Każda osoba ma prawo dostępu do danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę, a jeśli uważają Państwo, ze jakiekolwiek informacje są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy o kontakt w tym zakresie, żebyśmy mogli niezwłocznie skorygować te informacje.

Ponadto mają Państwo prawo do:

• wycofania zgody, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody (przy zastrzeżeniu, ze wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem);
• żądania usunięcia danych albo ograniczenia przetwarzania ich przetwarzania w przypadkach określonych w RODO;
• wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych (w tym profilowania, jeśli takowe zachodzi);
• przeniesienia danych do usystematyzowanego, zewnętrznego zbioru danych (prowadzonego przez innego administratora);

Z praw tych mogą Państwo skorzystać w siedzibie administratora, listownie, telefonicznie składając wniosek pod numerem +48 797 703 449, lub mailowo pod adresem iod@sqda.pl.

Jeśli nie są Państwo ukontentowani sposobem, w jaki Spółka przetwarza Państwa dane osobowe, prosimy o powiadomienie nas o zaistniałym problemie, a my zbadamy wszelkie powstałe nieprawidłowości.
Jeśli dalej nie będą Państwo zadowoleni z realizacji przez Spółkę Państwa praw, istnieje również możliwość złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych zastrzegamy sobie prawo do okresowego ich sprawdzania i potwierdzania. Prosimy również o informowanie nas o zmianach udzielonych nam informacji będących danymi osobowymi, jak np. zmiana danych kontaktowych, abyśmy mogli lepiej realizować nasze usługi względem Państwa.

8. Aktualność

Niniejsza klauzula została zaktualizowana 19 stycznia 2024 r. i może podlegać dalszym zmianom. Jeśli będzie to wymagane prawem, wszelkie informacje dotyczące przyszłych zmian lub uzupełnień materii związanych z danymi osobowymi będziemy przekazywali w sposób zwyczajowo przyjęty w kontaktach z Dostawcami.