Fundusze Unijne

Klauzula informacyjna dla Uczestników Szkoleń na licencji VDA QMC

1. Dane osobowe i ich ochrona w rozumieniu Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO):

Niniejsza klauzula dotyczy danych osobowych zbieranych przez SQD Alliance (dalej Spółka), gdzie występuje ona w charakterze administratora danych osobowych, sposobów na jakie są te dane wykorzystywane, a także praw osób związanych z wykorzystywaniem i zbieraniem tych danych.

W celu ułatwienia kontaktu w zakresie ochrony danych osobowych prosimy o kontakt na adres e – mail: iod@sqda.pl

W ramach obowiązku ustawowego, ale także aby budować zaufanie Państwa, jako dla naszych klientów chcemy poinformować o:

  • powodach gromadzenia i przetwarzania danych;
  • podstawie prawnej przetwarzania;
  • jakie są Państwa prawa w związku z tymi operacjami.

2. Niniejsza klauzula ma zastosowanie do osób fizycznych, które są:

  • Uczestnikami szkoleń na licencji VDA QMC;
  • pracownikami podmiotu kierującego na takie szkolenia;
  • innymi podmiotami, których dane przetwarzamy w celach wystawienia lub realizacji faktur w ramach współpracy z klientem;

Zwanymi łącznie Uczestnikami Szkoleń na licencji VDA QMC lub Państwo.

3. W związku z organizacją szkoleń na licencji VDA QMC możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

  • imię, nazwisko, adres prowadzonej działalności, a także adresy korespondencyjne;
  • numery posiadane w rejestrach związanych z prowadzoną działalnością gospodarcza (NIP, REGON);
  • dane kontaktowe;
  • stanowisko w ramach organizacji;
  • numer rachunku bankowego;
  • datę urodzenia;
  • dane osobowe wymagane do identyfikacji Klienta (imię, nazwisko, obywatelstwo, PESEL, data urodzenia, państwo urodzenia, seria i numer dokumentu tożsamości, adres zamieszkania, dane związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, jeśli są danymi osobowymi w rozumieniu art. 36 ust. 1 pkt. 1 lit. f i pkt. 2 Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu), jeśli zajdzie realizacja przesłanek wynikających z Ustawy (podejrzenie, że czynność lub relacja wiąże się z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu);
  • w przypadku ubiegania się przez Uczestników Szkoleń o akceptację nieobecności na egzaminie lub o zezwolenie na preferencyjne warunki odbywania egzaminu realizowanego na licencji VDA QMC – dane dotyczące zdrowia zawarte w zaświadczeniach lekarskich o czasowej niezdolności do pracy oraz w zaświadczeniach o niepełnosprawności.

Podawanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów związanych z przeprowadzeniem szkolenia. Każdorazowy szczegółowy zakres podawanych danych wynika z treści łączącego strony stosunku prawnego, a konsekwencja ich niepodania może być brak możliwości przeprowadzenia szkolenia.
Możemy także zbierać Państwa dane z innych, publicznie dostępnych źródeł (np. CEIDG, KRS) w celu weryfikacji prawdziwości informacji podawanych przez Uczestników Szkoleń na licencji VDA QMC. Możliwe jest pozyskiwanie danych od podmiotów, u których są Państwo zatrudnieni, lub których są Państwo reprezentantami, a zakres tych danych obejmuje jedynie informacje konieczne dla zawarcia i realizacji umowy i nie może obejmować danych zbędnych w tym celu.
Możemy także pozyskiwać dane z wewnętrznych baz danych prowadzonych przez Spółkę, do których wpisy dokonywane są na zasadzie udzielonej uprzednio zgody.

Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

4. Podstawy prawne przetwarzania danych:

Dane są przetwarzane wyłącznie gdy:

  • osoba uprawniona wyraziła na to zgodę;
  • jest to niezbędne dla realizacji umowy zawartej z Uczestnikiem Szkolenia na licencji VDA QMC;
  • przetwarzanie jest konieczne dla realizacji obowiązków prawnych ciążących na nas, jako administratorze danych (np. wystawienie faktury)
  • przetwarzanie jest konieczne dla realizacji uzasadnionych interesów spółki, co wymaga zachowania proporcji miedzy naszym interesem a Państwa prawem do prywatności.
  • dane osobowe wymagane do identyfikacji klienta, oznaczone w punkcie 3 tiret 7 (tj. dane identyfikacyjne przetwarzane w związku z podejrzeniem prania pieniędzy, bądź finansowaniem terroryzmu) mogą być przetwarzane bez zgody i wiedzy osoby, której dane te dotyczą. Podstawa prawna przetwarzania są przepisy rozdziału 5 Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, tj. realizacja obowiązku prawnego: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Uzasadnionym interesem jest:

  • ustalanie lub dochodzenie roszczeń cywilnoprawnych w ramach działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami;
  • kontakt z Uczestnikami Szkoleń na licencji VDA QMC w celu realizacji szkolenia.
    Dane osobowe są przetwarzane jedynie w celu, do realizacji którego zostały zebrane. Poniżej przedstawiono zestawienie celów przetwarzania, oraz przypisane im okresy przechowywania danych:

Tabela 1

Cel przetwarzania

Okres przetwarzania

Wypełnienie zobowiązań umownych; zawarcie i realizacja umowy

5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym Uczestnik Szkoleń na licencji VDA QMC ukończył szkolenie / przystąpił do egzaminu

Wypełnienie obowiązków wynikających z zakresu ochrony danych osobowych, np. w zakresie realizacji uprawnień podmiotów danych, tworzenia niezbędnych rejestrów i ewidencji

Do czasu utraty przydatności, skutecznego wniesienia sprzeciwu lub upływu okresu przedawnienia odpowiedzialności Spółki

Uzasadniony interes Administratora danych osobowych

Do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania

Usprawiedliwienie nieobecności na egzaminie lub wydanie zezwolenia na preferencyjne warunki egzaminu, ze względów medycznych

Rok od terminu złożenia wniosku lub do czasu wycofania zgody – jeśli nastąpi to szybciej.

5. Środki zabezpieczające

Wszyscy pracownicy uzyskujący dostęp do danych osobowych muszą przestrzegać wewnętrznych procedur i zasad związanych z przetwarzaniem DO w celu ich odpowiedniej ochrony i zapewnienia zasad poufności, a także do zapewnienia technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa wprowadzonych w celu ich ochrony.

Środki techniczne i organizacyjne wdrożone przez SQD Alliance mające na celu ochronę informacji (nie tylko danych osobowych) uwzględniają najnowsze zdobycze techniki stosowane w tego rodzaju zabezpieczeniach i są adekwatne do celu, zakresu i charakteru przetwarzania danych.

6. Przekazywanie danych:

Przekazywanie danych odbywa się poprzez ich udostępnienie podmiotom będącym samodzielnymi Administratorami Danych lub poprzez powierzenie do przetwarzania podwykonawcom Spółki, na podstawie zawartych umów powierzenia.

Dane w zakresie imienia, nazwiska, daty urodzenia, nazwy firmy i wyniku egzaminu,  zostaną udostępnione organizacji szkoleniowej VDA QMC (Qualitäts Management Center im Verband der Automobilindustrie) w Berlinie w celu wygenerowania certyfikatów szkoleniowych. Udostępnienie odbywa się na podstawie celu, którym jest realizacja umowy zawartej z Uczestnikiem Szkolenia na licencji VDA QMC.

W przypadku ubiegania się przez Uczestnika Szkolenia o akceptację nieobecności na egzaminie lub o zezwolenie na preferencyjne, ze względów medycznych warunki odbywania egzaminu realizowanego na licencji VDA QMC – dane dotyczące zdrowia zawarte w zaświadczeniach lekarskich o czasowej niezdolności do pracy oraz w zaświadczeniach o niepełnosprawności, zostaną udostępnione organizacji szkoleniowej VDA QMC (Qualitäts Management Center im Verband der Automobilindustrie) w Berlinie w celu usprawiedliwienia nieobecności na egzaminie lub w celu wydania zezwolenia na preferencyjne warunki egzaminu, ze względów medycznych. Udostępnienie odbywa się na podstawie zgody Uczestnika Szkolenia, przekazującego odpowiednie zaświadczenia. Brak zgody na udostępnienie ww. danych uniemożliwi usprawiedliwienie nieobecności na egzaminie lub wyrażenie zgody na preferencyjne warunki odbywania egzaminu realizowanego na licencji VDA QMC, ze względów medycznych.

Ponadto dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom, organom lub instytucjom uprawnionym do uzyskania dostępu do danych na podstawie przepisów prawa, a także – dostawcom usług kurierskich lub pocztowych,  innym osobom, jeśli jest ku temu podstawa prawna lub umowna.

Dane osobowe mogą być ponadto przekazywane podmiotom trzecim , aby realizować cele wymienione w tabeli 1 w zakresie w jakim są one niezbędne dla wykonania zadań zleconych przez Spółkę na podstawie właściwych przepisów lub umów powierzenia danych. Za podmioty wskazane w zdaniu poprzednim mogą być uznane:

  • podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Spółki, takie jak dostawcy systemów informatycznych, archiwizacji dokumentów, trenerzy zewnętrzni, podmioty świadczące obsługę prawna lub księgową. Należy nadmienić, że administratorem tych danych pozostaje Spółka.

Spółka nie przetwarza danych poza obszarem EOG, z wyłączeniem podmiotów będących dostawcami wybranych systemów informatycznych oraz usług hostingowych. W tym przypadku Państwa dane są chronione przy pomocy zabezpieczeń stosowanych przez tego dostawcę, jednak zawsze adekwatnych do celu, zakresu i sposobu przetwarzania. Mogą Państwo poprosić ponadto o dodatkowe informacje w tym zakresie.

7. Prawa i obowiązki klientów i zasady korzystania z tych praw:

Każda osoba ma prawo dostępu do danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę, a jeśli uważają Państwo, ze jakiekolwiek informacje są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy o kontakt w tym zakresie, żebyśmy mogli niezwłocznie skorygować te informacje.
Ponadto mają Państwo prawo do:

  • wycofania zgody, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody (przy zastrzeżeniu, ze wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem);
  • żądania usunięcia danych albo ograniczenia przetwarzania ich przetwarzania w przypadkach określonych w RODO;
  • wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych (w tym profilowania, jeśli takowe zachodzi);
  • przeniesienia danych do usystematyzowanego, zewnętrznego zbioru danych (prowadzonego przez innego administratora);

Z praw tych mogą Państwo skorzystać w siedzibie administratora, listownie, telefonicznie składając wniosek pod numerem +48 797 703 449, lub mailowo pod adresem iod@sqda.pl.

Jeśli nie są Państwo ukontentowani sposobem, w jaki SQD Alliance przetwarza Państwa dane osobowe, prosimy o powiadomienie nas o zaistniałym problemie, a my zbadamy wszelkie powstałe nieprawidłowości.
Jeśli dalej nie będą Państwo zadowoleni z realizacji przez Spółkę Państwa praw, istnieje również możliwość złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych zastrzegamy sobie prawo do okresowego ich sprawdzania i potwierdzania. Prosimy również o informowanie nas o zmianach udzielonych nam informacji będących danymi osobowymi, jak np. zmiana danych kontaktowych, abyśmy mogli lepiej realizować nasze usługi względem Państwa.

8. Aktualność:

Niniejsza klauzula została zaktualizowana 19.10.2023 i może podlegać dalszym zmianom. Jeśli będzie to wymagane prawem, wszelkie informacje dotyczące przyszłych zmian lub uzupełnień materii związanych z danymi osobowymi będziemy przekazywali w sposób zwyczajowo przyjęty w kontaktach z Uczestnikami Szkoleń na licencji VDA QMC.