Klauzula informacyjna dla Uczestników Szkoleń na licencji VDA QMC:

1. Dane osobowe i ich ochrona w rozumieniu Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO):

Niniejsza klauzula dotyczy danych osobowych zbieranych przez SQD Alliance (dalej Spółka), gdzie występuje ona w charakterze administratora danych osobowych, sposobów na jakie są te dane wykorzystywane, a także praw osób związanych z wykorzystywaniem i zbieraniem tych danych.
W celu ułatwienia kontaktu w zakresie ODO prosimy o kontakt na adres e – mail: iod@sqda.pl
W ramach obowiązku ustawowego, ale także aby budować zaufanie Państwa, jako dla naszych dostawców chcemy poinformować o:
– powodach gromadzenia i przetwarzania danych;
– podstawie prawnej przetwarzania;
– jakie są Państwa prawa w związku z tymi operacjami.

2. Niniejsza klauzula ma zastosowanie do osób fizycznych, które są:

– Uczestnikami szkoleń na licencji VDA QMC;
– pracownikami podmiotu kierującego na takie szkolenia;
– innymi podmiotami, których dane przetwarzamy w celach wystawienia lub realizacji faktur w ramach współpracy z klientem;
Zwanymi łącznie Uczestnikami Szkoleń na licencji VDA QMC lub Państwo.

3. W związku z organizacją szkoleń na licencji VDA QMC możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

– imię, nazwisko, adres prowadzonej działalności, a także adresy korespondencyjne;
– numery posiadane w rejestrach związanych z prowadzoną działalnością gospodarcza (NIP, REGON);
– dane kontaktowe;
– stanowisko w ramach organizacji;
– numer rachunku bankowego;
– dane osobowe wymagane do identyfikacji Klienta (imię, nazwisko, obywatelstwo, PESEL, data urodzenia, państwo urodzenia, seria i numer dokumentu tożsamości, adres zamieszkania, dane związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, jeśli są danymi osobowymi w rozumieniu art. 36 ust. 1 pkt. 1 lit. f i pkt. 2 Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu), jeśli zajdzie realizacja przesłanek wynikających z Ustawy (podejrzenie, że czynność lub relacja wiąże się z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu).
Podawanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów związanych z przeprowadzeniem szkolenia. Każdorazowy szczegółowy zakres podawanych danych wynika z treści łączącego strony stosunku prawnego, a konsekwencja ich niepodania może być brak możliwości przeprowadzenia szkolenia.
Możemy także zbierać Państwa dane z innych, publicznie dostępnych źródeł (np. CEIDG, KRS) w celu weryfikacji prawdziwości informacji podawanych przez Uczestników Szkoleń na licencji VDA QMC. Możliwe jest pozyskiwanie danych od podmiotów, u których są Państwo zatrudnieni, lub których są Państwo reprezentantami, a zakres tych danych obejmuje jedynie informacje konieczne dla zawarcia i realizacji umowy i nie może obejmować danych zbędnych w tym celu.
Możemy także pozyskiwać dane z wewnętrznych baz danych prowadzonych przez Spółkę, do których wpisy dokonywane są na zasadzie udzielonej uprzednio zgody.

4. Podstawy prawne przetwarzania danych:

Dane są przetwarzane wyłącznie gdy:
– osoba uprawniona wyraziła na to zgodę;
– jest to niezbędne dla realizacji umowy zawartej z Uczestnikiem Szkolenia na licencji VDA QMC;
– przetwarzanie jest konieczne dla realizacji obowiązków prawnych ciążących na nas, jako administratorze danych (np. wystawienie faktury)
– przetwarzanie jest konieczne dla realizacji uzasadnionych interesów spółki, co wymaga zachowania proporcji miedzy naszym interesem a Państwa prawem do prywatności.
– dane osobowe wymagane do identyfikacji klienta, oznaczone w punkcie 3 tiret 6 (tj. dane identyfikacyjne przetwarzane w związku z podejrzeniem prania pieniędzy, bądź finansowaniem terroryzmu) mogą być przetwarzane bez zgody i wiedzy osoby, której dane te dotyczą. Podstawa prawna przetwarzania są przepisy rozdziału 5 Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, tj. realizacja obowiązku prawnego: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Uzasadnionym interesem jest:
– zawieranie i realizowanie umów z Uczestnikami Szkoleń na licencji VDA QMC;
– ustalanie lub dochodzenie roszczeń cywilnoprawnych w ramach działalności, a także obrona przed takimi roszczeniami;
– kontakt z Uczestnikami Szkoleń na licencji VDA QMC w celu realizacji szkolenia.
Dane osobowe są przetwarzane jedynie w celu, do realizacji którego zostały zebrane. Poniżej przedstawiono zestawienie celów przetwarzania, oraz przypisane im okresy przechowywania danych:

Tabela 1

5. Środki zabezpieczające

Wszyscy pracownicy uzyskujący dostęp do danych osobowych muszą przestrzegać wewnętrznych procedur i zasad związanych z przetwarzaniem DO w celu ich odpowiedniej ochrony i zapewnienia zasad poufności, a także do zapewnienia technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa wprowadzonych w celu ich ochrony.
Środki techniczne i organizacyjne wdrożone przez SQD Alliance mające na celu ochronę informacji (nie tylko danych osobowych) uwzględniają najnowsze zdobycze techniki stosowane w tego rodzaju zabezpieczeniach i są adekwatne do celu, zakresu i charakteru przetwarzania danych.

6. Przekazywanie danych:

Możemy przekazywać dane naszym pracownikom, na zasadach opisanych poniżej:
– jeśli jest to niezbędne dla prawidłowego przeprowadzenia szkolenia na licencji VDA QMC;
– jeśli jest to niezbędne dla prawidłowej obsługi Uczestnika Szkolenia na licencji VDA QMC, zgodnie z obowiązującym kodeksem etycznym i najlepszymi praktykami w tego rodzaju stosunkach;
– jeśli jest to niezbędne do wykonania niezbędnych, zgodnych z prawem działań przed realizacją szkolenia na licencji VDA QMC;
– wykrywania nadużyć i zapobiegania im;
– zapewnienia bezpieczeństwa w firmie (np. monitoring);
– dla tworzenia zestawień, statystyk i analiz (tylko jeśli DO zostaną oddzielone od informacji z nimi powiązanych – nie wykorzystujemy w tym celu danych umożliwiających zidentyfikowanie zwizualizowanej osoby fizycznej);
– jeśli jest to konieczne dla realizacji innych ciążących na administratorze obowiązków prawnych (wynikają one z przepisów szczegółowych).
Dane w zakresie imienia, nazwiska, daty urodzenia, nazwy firmy i wyniku egzaminu zostaną udostępnione organizacji szkoleniowej VDA QMC (Qualitäts Management Center im Verband der Automobilindustrie) w Berlinie w celu wydruku dokumentów audytorskich.
Dane osobowe mogą być ponadto przekazywane odbiorcom oraz innym stronom trzecim, aby realizować cele wymienione w tabeli 1 w zakresie w jakim są one niezbędne dla wykonania zadań zleconych przez Spółkę, jedynie jeśli wymaga tego przepis prawa, lub jest ku temu inna podstawa prawna. Za podmioty wskazane w zdaniu poprzednim mogą być uznane:
– podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Spółki, takie jak dostawcy systemów informatycznych, archiwizacji dokumentów, trenerzy zewnętrzni, podmioty świadczące obsługę prawna lub księgową na podstawie właściwych przepisów lub umów powierzenia danych i tylko w zakresie w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez SQD Alliance Sp. z o.o. Należy nadmienić, że administratorem tych danych pozostaje Spółka.
– organy administracji: krajowe lub wspólnotowe, takie jak policja i sądy, jeśli jest to wymagane przepisem prawa, lub na ich uzasadnione żądanie.
– dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;
– inne osoby w ramach organizacji danego klienta, jeśli jest ku temu podstawa prawna lub umowna.
Spółka nie przetwarza danych poza obszarem EOG, z wyłączeniem podmiotów będących dostawcami wybranych systemów informatycznych oraz usług hostingowych. W tym przypadku Państwa dane są chronione przy pomocy zabezpieczeń stosowanych przez tego dostawcę, jednak zawsze adekwatnych do celu, zakresu i sposobu przetwarzania. Mogą Państwo poprosić ponadto o dodatkowe informacje w tym zakresie.

7. Prawa i obowiązki klientów i zasady korzystania z tych praw:

Każda osoba ma prawo dostępu do danych osobowych przetwarzanych przez Spółkę, a jeśli uważają Państwo, ze jakiekolwiek informacje są nieprawidłowe lub niekompletne, prosimy o kontakt w tym zakresie, żebyśmy mogli niezwłocznie skorygować te informacje.
Ponadto mają Państwo prawo do:
– wycofania zgody, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej zgody (przy zastrzeżeniu, ze wycofanie to nie naruszy zgodności z prawem przetwarzania danych dokonanego przed wycofaniem);
– żądania usunięcia danych albo ograniczenia przetwarzania ich przetwarzania w przypadkach określonych w RODO;
– wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych (w tym profilowania, jeśli takowe zachodzi);
– przeniesienia danych do usystematyzowanego, zewnętrznego zbioru danych (prowadzonego przez innego administratora);
Z praw tych mogą Państwo skorzystać w siedzibie administratora, listownie, telefonicznie składając wniosek pod numerem 500 304 590, lub mailowo pod adresem iod@sqda.pl.
Jeśli nie są Państwo ukontentowani sposobem, w jaki SQD Alliance przetwarza Państwa dane osobowe, prosimy o powiadomienie nas o zaistniałym problemie, a my zbadamy wszelkie powstałe nieprawidłowości.
Jeśli dalej nie będą Państwo zadowoleni z realizacji przez Spółkę Państwa praw, istnieje również możliwość złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W celu zapewnienia aktualności i dokładności danych osobowych zastrzegamy sobie prawo do okresowego ich sprawdzania i potwierdzania. Prosimy również o informowanie nas o zmianach udzielonych nam informacji będących danymi osobowymi, jak np. zmiana danych kontaktowych, abyśmy mogli lepiej realizować nasze usługi względem Państwa.

8. Aktualność

Niniejsza klauzula została zaktualizowana 15.11.2019 i może podlegać dalszym zmianom. Jeśli będzie to wymagane prawem, wszelkie informacje dotyczące przyszłych zmian lub uzupełnień materii związanych z danymi osobowymi będziemy przekazywali w sposób zwyczajowo przyjęty w kontaktach z Uczestnikami Szkoleń na licencji VDA QMC.