Ocena zgodności prawnej z przepisami jest procesem, który składa się z kilku etapów. W trakcie jego trwania następuje weryfikacja tego, czy wszystkie obszary działalności firmy są zgodne z przepisami prawa, normami krajowymi oraz z dyrektywami UE. W ramach audytu analizuje się m.in. dokumentację oraz sprawdza dowody, które potwierdzają zapisy w niej zawarte. Końcowym etapem jest sporządzenie raportu. Ocena zgodności prawnej BHP stanowi zatem ważny element zarządzania ryzykiem w przedsiębiorstwie.
Planujesz przeprowadzenie oceny zgodności w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy w swojej firmie? W poniższym artykule przyjrzymy się bliżej, w jaki sposób przebiega wykonywany przez nas audyt zgodności w organizacji, mówimy poszczególne etapy procesu, a także odpowiemy na pytanie, w jaki sposób możemy pomóc Twojej firmie również po przeprowadzonej ocenie zgodności.
Czym jest ocena zgodności prawnej BHP?
Ocena spełniania przez organizację wymagań w zakresie bhp jest rodzajem kompleksowego audytu, na który może zdecydować się praktycznie każda firma, niezależnie od swojej wielkości. W ten sposób jako przedsiębiorca możesz działać zgodnie z prawem, unikając, m.in. niechcianych sankcji finansowych. Audyt oceny zgodności umożliwia także podniesienie standardów działalności, które w dłuższej perspektywie przekładają się na rozwój struktury oraz ułatwiają wyprzedzenie konkurencji.
Ocena zgodności prawnej BHP jest ważna również dla zachowania bezpieczeństwa w firmie i rozwoju kultury bezpieczeństwa. Dzięki niej masz pewność, że wszystkie procesy działają rzeczywiście zgodnie z przyjętymi normami. W przypadku kontroli zewnętrznej możesz wykazać konkretne dowody, które będą stanowić potwierdzenie Twoich działań.
Co najważniejsze, ocena zgodności prawnej BHP pozwala też na wykrycie wszelkich uchybień i wyeliminowanie zagrożeń, które mogłyby doprowadzić w przyszłości do wypadków przy pracy. W ten sposób można poprawić nie tylko bezpieczeństwo pracowników, ale także ich stanowisk pracy.
Jak przeprowadzamy audyt zgodności wymagań prawnych BHP?
Na czym polega ocena zgodności prawnej? Proces ten składa się z kilku etapów, dzięki którym jako audytorzy, jesteśmy w stanie w dokładny sposób przeanalizować działalność firmy. Każdy z etapów ma określony cel i zakres działań. Przechodząc każdy z nich, uzyskujemy pełny obraz sytuacji, w jakiej znajduje się przedsiębiorstwo.
Choć może wiązać się to z pewnymi niedogodnościami, nie ma powodów do obaw. Po dokładnym sprawdzeniu dokumentacji w Twojej organizacji, wskażemy dokładnie, co należy poprawić, by uniknąć ewentualnych problemów i kar wynikających z niezgodności z wymaganiami prawnymi dotyczącymi bhp.
Ocena zgodności w zakresie bhp – zakres oceny i jej poszczególne etapy
Czego możesz się spodziewać podczas realizacji oceny zgodności w Twojej organizacji? Na początku audytor ustala zakres audytu oceny zgodności. Następnie, przedsiębiorstwo ma czas na przygotowanie się do audytu. Kolejnym krokiem jest szczegółowa analiza dokumentacji i procesów, która pozwala zidentyfikować potencjalne niezgodności. Na zakończenie opracowujemy raport podsumowujący wyniki, który zawiera także rekomendacje działań korygujących.
Poniżej omawiamy poszczególne etapy oceny zgodności prawnej.
Etap 1 – Spotkanie zapoznawcze
Pierwszym etapem oceny zgodności jest spotkanie zapoznawcze online, aby ustalić wszystkie detale związane z oceną zgodności.
Etap 2 – Przygotowanie firmy do przeprowadzenia oceny zgodności BHP
W SQD Alliance dbamy o to, by na miesiąc przed audytem każdy klient otrzymał listę dokumentów, które zostaną poddane analizie oraz ocenie. Przed samym audytem, firma otrzymuje także agendę, czyli plan audytu BHP z podziałem godzinowym.
Każda audytowana organizacja musi się odpowiedni przygotować do oceny zgodności prawnej BHP. Do jej zadań należy m.in.:
- określenie wewnętrznego celu audytu,
- przejrzenie i przygotowanie dokumentacji, pod względem jej kompletności i aktualności.
- zweryfikowanie procesów oraz osób za nie odpowiedzialnych,
- wyznaczenie osób odpowiedzialnych za poszczególne dokumenty, które będą podlegać ocenie.
Należy jednak pamiętać, że organizacja musi sama zadbać o zgromadzenie i uporządkowanie wymaganej dokumentacji.
To, co jest ważne na etapie przygotowawczym do oceny zgodności z wymaganiami prawnymi, to także logistyka. Oprócz przygotowania niezbędnych informacji o działaniach firmy, Twój zespół powinien także wyznaczyć przestrzeń dla audytorów, w której będą mogli swobodnie przeanalizować wszystkie materiały. Najlepiej wyznaczyć do tego osobne pomieszczenie w firmie.
Ocena zgodności prawnej z przepisami odbywa się także przy zachowaniu wszelkich zasad BHP. Zabieramy ze sobą niezbędny strój ochronny: buty, odzież, rękawice, kaski, itp. Jeżeli firma korzysta z konkretnej klasy ubioru, należy poinformować o tym audytorów. W ten sposób oni również będą mogli się odpowiednio przygotować.
Etap 3 – Proces oceny zgodności prawnej
Spotkanie otwierające – podczas spotkania, audytorzy omawiają szczegółowo agendę, poznają osoby odpowiedzialne za badane obszary i procesy:
- Ustalamy wspólnie zakres oceny, czyli elementy, które mają zostać poddane audytowi. Poznajemy zakres działania firmy.
- Poznajemy wzajemnie swoje oczekiwania – jako audytorzy określamy, w jaki sposób będzie wyglądać taka ocena oraz czego będziemy potrzebować. Na tym etapie pomocne będzie przedstawienie swoich oczekiwań przez zespół Twojej firmy.
- Ustalamy, co będzie efektem końcowym audytu.
- Określamy ramy czasowe. Zazwyczaj są to minimum dwa dni robocze, audytorzy (zwykle 2 lub 3 osoby) oraz ustalone obszary oceny. Długość audytu i ilość audytorów dostosowujemy do wymagań klienta.
Audyt właściwy poszczególnych obszarów – analiza dokumentacji, obchód zakładu, sprawdzanie procesów pracy, analiza dowodów (sprawdzanie, czy dowody zgadzają się ze stanem faktycznym zawartym w dokumentacji. Przykładowo, nasz audytor sprawdza, czy pracownik rzeczywiście przeszedł szkolenie, które odnotowane jest w dokumentacji).
- Ważnym aspektem oceny zgodności prawnej BHP jest jej kompleksowość –dokonywanie audytu całości wymagań prawnych BHP, ale na podstawie „próby”, a nie całości zakładu. Oznacza to, że przykładowo analizie podlegać będą 1-2 maszyny, a nie całość parku maszynowego zakładu.
- Spotkanie podsumowujące – w ostatni dzień audytu, podczas którego audytorzy przedstawiają pierwsze wnioski z oceny. Szczegóły uwzględnione są dopiero w raporcie. W spotkaniu podsumowującym mogą uczestniczyć przedstawiciele procesów (osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary).
Etap 4 – Ocena zgodności prawnej BHP – opracowanie raportów
Na podstawie uzupełnionego formularza sporządzamy końcowy raport, zawierający wnioski ze zrealizowanej oceny zgodności działalności z wymaganiami prawnymi.
Kryteria zgodności obowiązujących wymagań prawnych
Ocena audytora opiera się na 6-stopniowej skali zgodności:
- Zgodność – OK (spełnienie wymagań).
- Niezgodność – NOK (brak realizacji wymagań prawnych).
- Uchybienie – U (wymagania prawne częściowo niespełnione lub zrealizowane błędnie), np. szkolenia są realizowane tylko w części.
- Sugestia – S (propozycja działań zapobiegawczych, usprawniających), np. gdy w większości jest wszystko w porządku, ale można jeszcze coś usprawnić, aby lepiej funkcjonowało.
- Nie dotyczy – ND (wymaganie prawne nie dotyczy prowadzonej działalności), np. nasza lista kontrolna nie została wcześniej okrojona o działania, których Twoja firma nie wykonuje.
- Brak weryfikacji – BW (nie przedstawiono dowodu spełnienia wymagania prawnego/brak możliwości weryfikacji) – nie możemy zweryfikować czegoś, czego nie możemy potwierdzić. Najczęściej dotyczy to sytuacji, gdy pracownik odpowiedzialny za przedstawienie nam konkretnych materiałów, przebywa na L4 lub na urlopie.
Na tym etapie wypełniamy formularz. Raport ten można wykorzystać do poprawy konkretnych obszarów w firmie.
Etap 5 – Przekazanie raportu – wyniki oceny zgodności w Twojej firmie
Ocena zgodności z aktualnymi wymaganiami prawnymi BHP kończy się wraz z przekazaniem przez nas raportu. Opcjonalnie możemy również omówić raport oraz przedstawić dostępne formy pomocy. Wszystko po to, by jak najlepiej zadbać o bezpieczeństwo pracy w Twojej organizacji.
Etap 6 – Opcjonalne wsparcie w zakresie poprawy bezpieczeństwa w organizacji
Potrzebujesz wsparcia w zakresie poprawy poszczególnych obszarów działania Twojej organizacji? Nasz zespół pomoże Ci wdrożyć nowe rozwiązania i dopilnować ich realizacji. Opracowanie planu obejmuje:
- przygotowanie planu działań,
- określenie priorytetów,
- nadzór nad realizacją,
- monitorowanie osób odpowiedzialnych za realizację,
- komunikowanie postępów.
Ocena zgodności prawnej w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy – podsumowanie
W artykule omówiliśmy szerzej, na czym polega i jak przebiega realizacja oceny zgodności prawnej firmy w obszarze bhp. Proces ten podzielony jest na 5, opcjonalnie 6 etapów, a każdy z nich jest istotny w kompleksowej weryfikacji zgodności działalności firmy z przyjętymi przepisami. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu i współpracy z naszymi audytorami, ocena zgodności z wymaganiami dotyczącymi bhp przebiega szybko i bez zbędnych komplikacji. Ważne jest, aby wykazać wszystkie dokumenty, które mają zostać poddane analizie. Nawet, gdy wystąpią pewne nieścisłości, po zakończonym audycie otrzymasz kompletny raport, dzięki któremu będziesz mógł podjąć odpowiednie kroki, by naprawić lub usprawnić te procesy.
Masz dodatkowe pytania dotyczące oceny zgodności prawnej BHP? A może chcesz umówić się na kompleksowy audyt oceny zgodności w Twojej organizacji? Skontaktuj się z nami. Nasz specjalista doradzi Ci odpowiednie kroki i rozwieje Twoje wątpliwości.
