Skutecznie wdrożony w organizacji system zarządzania pozwala zoptymalizować i usystematyzować jej wewnętrzne procesy. Działający prawidłowo system pomoże w lepszym funkcjonowaniu firmy, poprawi jakość obsługi klientów, a tym samym pozytywnie wpłynie na pozycję firmy na rynku. W sprawdzeniu, czy wdrożony system działa prawidłowo pomoże audit wewnętrzny. Aby był on jednak efektywny, powinien być przeprowadzony przez auditora, który wie, na jakie aspekty w szczególności zwrócić uwagę. Jakie kompetencje powinien zatem posiadać auditor wewnętrzny systemu zarządzania w organizacji?
Po co wdrażać system zarządzania w firmie?
Wdrożenie norm ISO kojarzy się pracownikom głównie z dodatkowymi obowiązkami, szeregiem tworzonych dokumentów oraz kosztami, które trzeba ponieść, aby wdrożyć i utrzymywać system. Dobrze wdrożony system daje jednak mnóstwo wymiernych korzyści, których początkowo organizacja może nie być świadoma. Wdrożony, certyfikowany system ISO:
- gwarantuje uporządkowanie realizowanych procesów,
- zapewnienia zgodność procesów z wymaganiami,
- wpływa na usprawnienie realizowanych działań, optymalizację procesów,
- zapewnia lepszy przepływ informacji pomiędzy procesami,
- podnosi zaufanie klientów,
- buduje prestiż firmy.
Nie bez znaczenia jest fakt, że wdrożenie poszczególnych norm ISO może decydować o wygranym przez organizację przetargu, dofinansowaniu z funduszy unijnych, czy też o udzieleniu zamówienia publicznego. Ponadto partnerzy biznesowi mogą wymagać posiadania zgodności z poszczególnymi normami ISO, co przekłada się bezpośrednio na kondycję finansową organizacji.
Wdrażanie systemów zarządzania w organizacji jest dobrowolne. Jego skuteczność zależy głównie od przekonania osób w nim uczestniczących co do słuszności zmiany zachowań, co utrudnia fakt, że może to wiązać się z dodatkowymi wymaganiami, jakie należy spełnić. Będą to np. analiza ryzyk i szans w powiązaniu z kontekstem organizacji. W wielu przypadkach organizacjom brakuje wiedzy na temat tego, jak prawidłowo wykonać takie zadanie.
Dobrowolne rozwiązania podejmowane przez organizację bardzo często odwołują się do świadomości i wrażliwości uczestników na problemy wymagające rozwiązań, jednocześnie bez stosowania przymusowych działań.
Odpowiednio wdrożony system zarządzania wymaga budowania świadomości pracowników, zarówno w kwestii mapowania procesów, jak i tego w jaki sposób poszczególne wymagania w tym wymagania prawne, wpływają na całokształt działań i efektywność systemu. Jak zatem upewnić się, że system jest wdrożony prawidłowo i działa bez zarzutu?
Audit wewnętrzny systemu zarządzania – cele auditu i osoba odpowiedzialna za jego wykonanie
Jednym z podstawowych narzędzi, dających właścicielom procesów i najwyższemu kierownictwu wiedzę co do kondycji systemu zarządzania, jest audit wewnętrzny. Zadaniem auditora jest wykazać zgodność systemów zarządzania z kryteriami, wskazać niezgodności, słabe strony, będące dla organizacji ryzykami lub szanse na doskonalenie.
Kogo można wyznaczyć do przeprowadzenia auditu wewnętrznego ISO w firmie? Auditorem wewnętrznym może zostać każdy pracownik, normy nie definiują tutaj żadnych konkretnych wymagań. Norma ISO 19011:2018 może stanowić dobrą praktykę, ale w przypadku auditu wewnętrznego systemów zarządzania nie jest obligatoryjna.
Jeśli jednak chcemy aby proces auditowania, był dla organizacji efektywny, powinniśmy zadbać o kompetencje osób wybranych do pełnienia tej funkcji. Zastanówmy się zatem jakie kompetencje powinien mieć dobry auditor.
Kompetencje niezbędne do wykonania auditu wewnętrznego systemu zarządzania
Osoba, która zostanie wyznaczona do pełnienia roli auditora wewnętrznego systemów zarządzania, powinna bardzo dobrze znać przede wszystkim wymagania systemu zarządzania (normy ISO, wg których wdrożono system) oraz podstawowe zagadnienia prawne w zakresie systemu zarządzania, do których spełnienia organizacja jest zobowiązana. Powinna także znać procesy, które ma poddać ocenie podczas przeprowadzania auditu, znać kryteria auditu wewnętrznego. Oprócz tego, musi być zapoznana z zagadnieniami dotyczącymi poszczególnych etapów auditowania tj. przygotowania planu auditu, prowadzenia działań auditowych, przygotowywania raportu i dokumentowania auditu, działań poauditowych oraz innymi działaniami wchodzącymi w skład tych elementów.
Poza szeroką wiedzą, którą auditor wewnętrzny powinien posiadać, należy wspomnieć też o podstawowych cechach osobistych, które pełnią równie ważną rolę w procesie auditowania. Auditor wewnętrzny powinien postępować zgodnie z etyką pracy, być otwarty na doskonalenie, dyplomatyczny i wrażliwy kulturowo, spostrzegawczy, elastyczny, wytrwały w dążeniu do celu, zdecydowany, samodzielny, odpowiedzialny i zdolny do współpracy. Jest to szereg cech, które należy również w sobie doskonalić korzystając przy tym ze szkoleń w zakresie rozwijania tych kompetencji, dbając o nie z taką samą starannością, jak o te z zakresu wiedzy specjalistycznej, dotyczącej znajomości norm czy przeprowadzania i metodyki auditu.
Spełnienie powyższych oczekiwań, pozwoli zapewnić organizacji efektywny i skuteczny proces auditowania, dzięki któremu być może unikniemy niezgodności, reklamacji klienta, kar nakładanych na organizację przez instytucje zewnętrzne, awarii czy wypadków. Te wszystkie zdarzenia stanowią spory problem dla organizacji, mogą wpływać nie tylko na koszty, ale również niespełnienie wymagań klienta czy też utratę wizerunku.
Auditor wewnętrzny systemu zarządzania – szkolenia ISO
Planując wysłanie pracownika na szkolenie, dzięki któremu zdobędzie on wiedzę niezbędną do prawidłowego przeprowadzenia auditu wewnętrznego, należy się najpierw zastanowić, na co zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego kursu. Co powinno zatem zawierać szkolenie w zakresie metodyki auditu wewnętrznego? Kto powinien je przeprowadzać, by dało jak najlepsze efekty?
Procedury auditu wewnętrznego – jak szkolić auditora?
Warto na początek przybliżyć, w sposób jak najbardziej praktyczny, wiedzę wynikającą z podstawowych norm systemowych. W tym celu dobrze jest dokonać, pod okiem doświadczonych trenerów, przeglądu i interpretacji wymagań norm ISO. Pomoże to zrozumieć zasady systemu zarządzania, tego jak należy system zaimplementować w organizacji i zwróci uwagę uczestnika szkolenia na to, co należy poddać ocenie podczas prowadzenia audytów wewnętrznych.
Kolejnym etapem kształcenia skutecznego auditora jest szkolenie w zakresie auditowania wewnętrznego systemów zarządzania. Aby zapewnić wysokie kompetencje auditorów wewnętrznych warto zapewnić im udział w szkoleniach z zakresu podstawowych wymagań prawnych, które organizacja musi spełniać. Dzięki temu, będą w stanie podczas auditów zwrócić uwagę na spełnianie przez organizację wymagań prawnych.
Myśląc o rozwoju auditorów warto pomyśleć również o szkoleniu doskonalącym w zakresie budowania kompetencji miękkich, skutecznej komunikacji i budowania relacji na linii auditor – auditowany, dzięki którym audity będą jeszcze efektywniejsze.
Wybierając szkolenie, warto zastanowić się także nad jego formą. Korzystając ze szkoleń SQD Alliance można wybrać np. szkolenia otwarte, w siedzibie firmy SQD Alliance. W szkoleniu biorą udział osoby z różnych organizacji, co daje pole do wymiany doświadczeń. Drugi wariant to szkolenia dedykowane w formie zamkniętej, w siedzibie klienta bądź wskazanej przez klienta lokalizacji. Wartość merytoryczna w tym przypadku może być ściśle dostosowywana do potrzeb i oczekiwań klienta.
Szkolenia prowadzone przez specjalistów SQD Alliance dedykowane są auditorom i kandydatom na auditorów, ale z powodzeniem może wziąć w nich udział każdy, kto odpowiada za budowanie, utrzymywanie lub rozwój systemów zarządzania.
Szkolenie realizowane przez specjalistów i praktyków
Proces kształcenia auditora jest wymagający. Znaczącą rolę odgrywa w nim ponadto praktyka. Dlatego właśnie warto uczyć się od doświadczonych osób tj. trenerów systemów ISO, którzy podzielą się swoją praktyczną wiedzą i umiejętnościami. Przykładowo szkolenia oferowane przez SQD Alliance prowadzone są przez trenerów-praktyków, będącymi auditorami trzeciej strony z wieloletnim doświadczeniem w dziedzinie audytowania. Taka osoba najlepiej wie, na co zwrócić uwagę podczas auditu, jak przygotować się na potrzeby auditu wewnętrznego.
Audit wewnętrzny pomoże organizacji w sprawdzeniu, czy istniejący system zarządzania działa prawidłowo. Jeżeli jednak firma chce zyskać pewność, że uzyskane informacje są wyczerpujące i dotyczą wszystkich ważnych aspektów, audity wewnętrzne powinny być przeprowadzane przez osoby, które będą wiedziały, na jakie kwestie zwrócić uwagę i czego wymaga odpowiednie przygotowanie auditu w organizacji.
Jeśli potrzebujesz wsparcia w obszarze szkoleń dotyczących zakresu wymagań systemu zarządzania bądź auditowania, sprawdź naszą ofertę szkoleniową. Znajdziesz w niej kursy związane z przeglądem i interpretacją norm ISO.
