Na każdą organizację, osiąganie założonych przez nią celów, wpływ mogą mieć zarówno czynniki wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Kombinacja tych czynników określana jest jako kontekst organizacji. Co jednak zaliczamy do czynników zewnętrznych i do wewnętrznych? Co może być pomocne przy tworzeniu kontekstu? Jakie znaczenie w określeniu kontekstu organizacji ma zrozumienie potrzeb i oczekiwań stron zainteresowanych?
Normy systemu zarządzania a czynniki kontekstu organizacji
Pojęcie kontekstu organizacji w rozumieniu norm serii ISO
Kontekst organizacji jest ustanowiony jako wymaganie zawarte we wszystkich normach dotyczących systemów zarządzania np. ISO 9001, 14001, 45001 i 50001. Definicja zawarta w wymaganiach norm, mówi: „kontekst organizacji stanowi kombinacja wewnętrznych i zewnętrznych czynników, które mogą mieć wpływ na podejście organizacji do ustalania i osiągania swoich celów”. Co ciekawe, norma nie wymaga od nas posiadania udokumentowanego kontekstu, jednak ciężko będzie obyć się bez takiej formy, jeśli chcemy zrobić to prawidłowo przy zastosowaniu systemowego podejścia do zarządzania. Tym bardziej, że kolejnym wymaganiem związanym z kontekstem organizacji, będzie uwzględnienie go w zakresie i w związku z tym w strukturze systemu zarządzania oraz określenie ryzyk i szans dla poszczególnych czynników.
Co powinny zawierać czynniki wewnętrzne i zewnętrzne? W czynnikach wewnętrznych i zewnętrznych powinniśmy brać pod uwagę wszystko co oddziałuje na działalność firmy, całe otoczenie organizacji i to z czym organizacja musi sobie radzić wewnątrz i na zewnątrz.
Co należy wymienić wśród zewnętrznych czynników dotyczących kontekstu organizacji?
Przykładowymi elementami kontekstu organizacji są takie czynniki zewnętrzne, jak:
· klienci (ich oczekiwania i wymagania),
· dostawcy (ich oczekiwania i wymagania),
· banki albo inne organizacje finansowe (np. pod kątem dofinansowania ze środków unijnych),
· sąsiedztwo (zarówno jeśli mowa o sąsiadach typu mieszkańcy lub przedsiębiorstwa zlokalizowane w otoczeniu naszej organizacji, jak i np. drogi dojazdowe),
· wyż/niż demograficzny,
· sytuacja polityczna,
· sytuacja ekonomiczna,
· sytuacja gospodarcza kraju,
· wymagania prawne (np. dotyczące produktu/usługi, środowiska BHP, energii),
· wpływy kulturowe,
· środowisko naturalne (gwałtowne zjawiska pogodowe, jak i normalne warunki pogodowe związane ze strefą klimatyczną w której prowadzone są działania organizacji.
Kontekst wewnętrzny organizacji – główne czynniki wpływające na funkcjonowanie organizacji
Przykładowymi czynnikami wewnętrznymi są:
- infrastruktura techniczna (budynki, instalacje, maszyny, urządzenia),
- infrastruktura IT,
- flota,
- zasoby ludzkie,
- środowisko procesowe,
- organizacja pracy,
- zasoby finansowe organizacji.
Oczywiście, istnieje grupa czynników mających swoje znaczenie tak w kontekście wewnętrznym, jak i zewnętrznym. Będą to przykładowo czynniki religijne. Istnieje wiele grup religijnych, które w odmienny sposób obchodzą swoje święta, przypadające np. w różnych terminach, co ma znaczący wpływ na działanie organizacji i planowanie jej procesów pod kątem dostępności zasobów ludzkich.
O czym organizacja powinna pamiętać w zakresie tworzenia i monitorowania kontekstu?
Pomocną metodą przy tworzeniu kontekstu organizacji jest analiza SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportinities, Threats), dzięki której można określić mocne i słabe strony czynników wewnętrznych jak i zewnętrznych (analiza otoczenia), oraz związane z tymi czynnikami ryzyka i szanse. Analizę taką powinien przeprowadzić interdyscyplinarny zespół złożony z różnych grup fachowców danej organizacji (w tym oczywiście specjalistów wdrożenia systemu lub z zakresu zarządzania ryzykiem)
Kontekst organizacji należy także bieżąco monitorować, aby w razie zaistnienia zmian reagować na nie, dostosowując w razie potrzeby system zarządzania.
Kontekst organizacji – potrzeby i oczekiwania stron zainteresowanych
Kolejnym wymaganiem w kontekście organizacji jest zrozumienie potrzeb i oczekiwań zainteresowanych stron. Przez stronę zainteresowaną rozumiemy osobę lub organizację, która może mieć potencjalny wpływ na decyzje lub działania organizacji. Takim przykładami stron zainteresowanych są:
· okoliczna ludność,
· organy ustawodawcze,
· organizacje samorządowe,
· organizacje kontrolne,
· klienci, dostawcy,
· kooperanci,
· urzędy,
· instytucje kontrolujące i nadzorujące,
· banki lub inne instytucje finansowe (patrz jw.),
· stowarzyszenia, w których firma dobrowolnie uczestniczy,
· pracownicy,
· związki zawodowe,
· służba BHP,
· medycyna pracy,
· pogotowie ratunkowe,
· straż pożarna,
· pogotowie gazowe/energetyczne/wodne,
· policja/prokurator,
· Prezes Urzędu Regulacji Energetyki,
· władze firmy,
· akcjonariusze.
Normy serii ISO wymagają by zidentyfikować strony zainteresowane, określić ich oczekiwania i wymagania oraz zdefiniować, które z tych wymagań istotne są ze względu na działalność organizacji.
Należy zdać sobie sprawę, że szczegółowość zebranych w kontekście organizacji informacji, pozwoli nam zbudować efektywny system zarządzania. Trudno bowiem zarządzać ryzykiem, nie znając źródła jego powstawania (konkretny czynnik) lub zbudować proces zgodny z wymaganiami prawnymi lub innymi, jeśli się tych wymagań nie zna (zdefiniowanie wymagań stron zainteresowanych).
Kontekst funkcjonowania organizacji a zakres systemu zarządzania
Mówiąc o kontekście organizacji nie możemy zapomnieć o wyznaczeniu zakresu systemu zarządzania, który powinien określać granice stosowania systemu zarządzania organizacji. Zakres może obejmować zarówno granice fizyczne organizacji, jak i opisywać realizowane procesy biznesowe (mapowanie), wyroby czy też wykonywane usługi. Zadaniem zakresu systemu zarządzania jest uwzględnienie ustalonych wymagań stron zainteresowanych oraz ryzyk i szans związanych z czynnikami w ramach budowanego/funkcjonującego w organizacji systemu zarządzania.
Podsumowując, kontekst organizacji pozwala nam szerzej i w sposób bardziej zdyscyplinowany spojrzeć na naszą organizację, na to, w jaki sposób dbamy zarówno o jej wewnętrzne procesy, pracowników, infrastrukturę, ale również jak wzajemnie oddziałujemy na bliższe i dalsze otoczenie. Określenie kontekstu daje nam również szansę przewidzieć, wkalkulować w działalność organizacji wpływ czynników, które do tej pory nie były brane pod uwagę, a które mogą mieć duży wpływ na jej funkcjonowanie. Pozwala także zdefiniować/uporządkować działania, które do tej pory realizowane były ze względów biznesowych ale nie były zdefiniowane w systemie zarządzania.
Jeżeli potrzebujesz wsparcia w zakresie jakiegokolwiek aspektu wdrażania systemu zarządzania lub poprawy jego funkcjonowania w swojej organizacji, skontaktuj się z nami. Nasz specjalista odezwie się do Ciebie i doradzi Ci najlepsze działania w zakresie wdrażania systemów oraz szkoleń dla Twoich pracowników.
