Masz wrażenie, że z niczym nie możesz zdążyć? Być może winę za to ponosi zła organizacja dnia pracy. Czasami już niewielka zmiana w planowaniu zadań może przynieść zauważalne, pozytywne skutki. Właściwie organizując czas pracy nauczysz się priorytetowo traktować najważniejsze zadania. Dzięki temu po wykonaniu obowiązków będziesz odpoczywać bez stresu, że zapomniałeś o czymś naprawdę ważnym. Jak organizować czas i odpowiednio zarządzać priorytetami? Poniżej przedstawiamy 8 kroków do zwiększenia swojej efektywności i zachowania równowagi między pracą a odpoczynkiem.
Organizacja dnia pracy – jak mieć czas na wszystko? Ustal co i w jakim czasie robisz
1. Ustal co i w jakim czasie robisz
Jednym z kluczowych sposobów na organizację dnia pracy jest ustalenie, jakie czynności wykonujesz i ile czasu one zajmują. Pozwoli to na dokładne przyjrzenie się i zidentyfikowanie czasu poświęconego na rzeczy potrzebne i ważne, a także czasu spędzonego na rzeczach niepotrzebnych i nieproduktywnych.
2. Ułóż harmonogram dnia pracy
Dość oczywistym, a jednak przydatnym sposobem, który rzeczywiście działa, jest zarysowanie wstępnego planu każdego dnia. Oczywiście z nastawieniem, że może on niekiedy ulec nagłym zmianom. Ułożenie listy rzeczy do zrobienia pozwoli obniżyć poziom stresu i dać poczucie kontroli nad pracą, a także rozpisać sobie, ile czasu zajmą poszczególne zadania.
3. Rozpisz zadania priorytetowe
Natłok obowiązków w pracy oraz rzeczy do zrobienia poza nią sprawia, że nietrudno o sytuacje stresowe. Aby zaoszczędzić sobie nerwów i pośpiechu, naucz się zarządzać zadaniami. Dobrze jest rozpisać sobie swoje zadania i określić, jak bardzo są ważne. Do tego zaznaczyć, dlaczego musisz lub chcesz to zrobić, w jakim terminie praca musi być ukończona i ile czasu Ci to zajmie. Pomocne może być też wpisanie, jakie są potencjalne konsekwencje spóźnienia lub niezrobienia tego zadania. Łatwiej jest wtedy ustalić, co jest priorytetem, a co nie oraz rozłożyć sobie te działania w czasie.
4. Unikaj “multitaskingu”
Czasami mamy chęć lub wewnętrzny przymus robienia kilku rzeczy naraz z nadzieją, że uda się je w ten sposób skończyć szybciej. To niestety bywa złudne. Warto skupić się na jednej czynności, pozbyć się rozpraszaczy i zakończyć ją przed przejściem do kolejnej.
5. Znajdź czas dla siebie
Zaplanowałeś już zadania w pracy? Pamiętaj, aby uwzględnić w planie dnia także czas poświęcony na odpoczynek. Niektórzy pracownicy są tak pochłonięci pracą, że traktują czas wolny jako coś zbędnego, wręcz lenistwo. Tymczasem znalezienie każdego dnia choć godziny dla siebie, potrafi podnieść produktywność w pracy i obniżyć znacznie poziom stresu. W tym czasie odpocznij, ochłoń i zrób coś, na masz ochotę.
6. Stawiaj granice
Chociaż czasami bywa to ryzykowne, ważne jest, by wiedzieć, kiedy powiedzieć współpracownikowi czy szefowi “nie” lub “mam za dużo zadań, nie będę w stanie tego zrobić.” Nikt z nas nie funkcjonuje automatycznie, a mniejsza ilość obowiązków zwiększa jakość pracy oraz produktywność. Asertywność w relacjach zawodowych pomoże Ci w efektywnym wykonywaniu obowiązków i zachowaniu równowagi pomiędzy pracą a odpoczynkiem.
7. Nie rezygnuj z odpowiedniej dawki snu
Ludzki organizm potrzebuje od 6 do 8 godzin snu, aby poprawnie funkcjonować. “Zarywanie nocy” po to, by zająć się pracą nie będzie pomocne na dłuższą metę. Po pewnym czasie brak snu sprawi, że Twoja wydajność spadnie, a koncentracja bardzo się osłabi.
Nie potrafisz odpoczywać, stale jesteś myślami w firmie i rezygnujesz ze snu, by zajmować się pracą? Zorganizuj szkolenie w swojej firmie.
8. Organizuj swoje miejsce pracy
Zachowując porządek w miejscu pracy nie będziesz tracić czasu na szukanie dokumentów lub innych materiałów niezbędnych do wykonywania obowiązków. W tym celu możesz zainwestować w narzędzia przydatne do segregacji, aby poukładać (i najlepiej opisać) potrzebne materiały i ważne dokumenty. O odpowiedniej organizacji miejsca pracy pamiętaj nie tylko w firmie, ale również podczas pracy zdalnej.
Co zyskujesz, wprowadzając powyższe zmiany?
Wprowadzenie tych kilku powyższych wskazówek sprawi, że zaczniesz lepiej wykonywać swoje obowiązki zawodowe oraz przestaniesz odczuwać przytłoczenie nadmiarem zadań do wykonania. Dzięki temu odzyskasz równowagę między życiem zawodowym i prywatnym i zrozumiesz, jak ważna jest właściwa ilość snu, a także odpoczynku w ciągu dnia.
