Organizacja dnia pracy – 8 praktycznych wskazówek

Masz wrażenie, że z niczym nie możesz zdążyć? Być może winę za to ponosi zła organizacja dnia pracy. Czasami już niewielka zmiana w planowaniu zadań może przynieść zauważalne, pozytywne skutki. Właściwie organizując czas pracy nauczysz się priorytetowo traktować najważniejsze zadania. Dzięki temu po wykonaniu obowiązków będziesz odpoczywać bez stresu, że zapomniałeś o czymś naprawdę ważnym. Jak organizować czas i odpowiednio zarządzać priorytetami? Poniżej przedstawiamy 8 kroków do zwiększenia swojej efektywności i zachowania równowagi między pracą a odpoczynkiem.

Organizacja dnia pracy – jak mieć czas na wszystko? Ustal co i w jakim czasie robisz

1. Ustal co i w jakim czasie robisz

Jednym z kluczowych sposobów na organizację dnia pracy jest ustalenie, jakie czynności wykonujesz i ile czasu one zajmują. Pozwoli to na dokładne przyjrzenie się i zidentyfikowanie czasu poświęconego na rzeczy potrzebne i ważne, a także czasu spędzonego na rzeczach niepotrzebnych i nieproduktywnych.

2. Ułóż harmonogram dnia pracy

Dość oczywistym, a jednak przydatnym sposobem, który rzeczywiście działa, jest zarysowanie wstępnego planu każdego dnia. Oczywiście z nastawieniem, że może on niekiedy ulec nagłym zmianom. Ułożenie listy rzeczy do zrobienia pozwoli obniżyć poziom stresu i dać poczucie kontroli nad pracą, a także rozpisać sobie, ile czasu zajmą poszczególne zadania.

3. Rozpisz zadania priorytetowe

Natłok obowiązków w pracy oraz rzeczy do zrobienia poza nią sprawia, że nietrudno o sytuacje stresowe. Aby zaoszczędzić sobie nerwów i pośpiechu, naucz się zarządzać zadaniami. Dobrze jest rozpisać sobie swoje zadania i określić, jak bardzo są ważne. Do tego zaznaczyć, dlaczego musisz lub chcesz to zrobić, w jakim terminie praca musi być ukończona i ile czasu Ci to zajmie. Pomocne może być też wpisanie, jakie są potencjalne konsekwencje spóźnienia lub niezrobienia tego zadania. Łatwiej jest wtedy ustalić, co jest priorytetem, a co nie oraz rozłożyć sobie te działania w czasie.

Plan dnia - najważniejsze wskazówki, jak ustalić harmonogram w pracy
Rozpisuj harmonogram dnia i ustalaj priorytety

4. Unikaj “multitaskingu”

Czasami mamy chęć lub wewnętrzny przymus robienia kilku rzeczy naraz z nadzieją, że uda się je w ten sposób skończyć szybciej. To niestety bywa złudne. Warto skupić się na jednej czynności, pozbyć się rozpraszaczy i zakończyć ją przed przejściem do kolejnej.

5. Znajdź czas dla siebie

Zaplanowałeś już zadania w pracy? Pamiętaj, aby uwzględnić w planie dnia także czas poświęcony na odpoczynek. Niektórzy pracownicy są tak pochłonięci pracą, że traktują czas wolny jako coś zbędnego, wręcz lenistwo. Tymczasem znalezienie każdego dnia choć godziny dla siebie, potrafi podnieść produktywność w pracy i obniżyć znacznie poziom stresu. W tym czasie odpocznij, ochłoń i zrób coś, na masz ochotę.

6. Stawiaj granice

Chociaż czasami bywa to ryzykowne, ważne jest, by wiedzieć, kiedy powiedzieć współpracownikowi czy szefowi “nie” lub “mam za dużo zadań, nie będę w stanie tego zrobić.” Nikt z nas nie funkcjonuje automatycznie, a mniejsza ilość obowiązków zwiększa jakość pracy oraz produktywność. Asertywność w relacjach zawodowych pomoże Ci w efektywnym wykonywaniu obowiązków i zachowaniu równowagi pomiędzy pracą a odpoczynkiem.

7. Nie rezygnuj z odpowiedniej dawki snu

Ludzki organizm potrzebuje od 6 do 8 godzin snu, aby poprawnie funkcjonować. “Zarywanie nocy” po to, by zająć się pracą nie będzie pomocne na dłuższą metę. Po pewnym czasie brak snu sprawi, że Twoja wydajność spadnie, a koncentracja bardzo się osłabi.

Nie potrafisz odpoczywać, stale jesteś myślami w firmie i rezygnujesz ze snu, by zajmować się pracą? Koniecznie weź udział w darmowym webinarze dotyczącym pracoholizmu.

8. Organizuj swoje miejsce pracy

Zachowując porządek w miejscu pracy nie będziesz tracić czasu na szukanie dokumentów lub innych materiałów niezbędnych do wykonywania obowiązków. W tym celu możesz zainwestować w narzędzia przydatne do segregacji, aby poukładać (i najlepiej opisać) potrzebne materiały i ważne dokumenty. O odpowiedniej organizacji miejsca pracy pamiętaj nie tylko w firmie, ale również podczas pracy zdalnej.

Co zyskujesz, wprowadzając powyższe zmiany?

Wprowadzenie tych kilku powyższych wskazówek sprawi, że zaczniesz lepiej wykonywać swoje obowiązki zawodowe oraz przestaniesz odczuwać przytłoczenie nadmiarem zadań do wykonania. Dzięki temu odzyskasz równowagę między życiem zawodowym i prywatnym i zrozumiesz, jak ważna jest właściwa ilość snu, a także odpoczynku w ciągu dnia.

Share on facebook
Udostępnij na Facebooku
Share on linkedin
Udostępnij w LinkedIn
Profilaktyka raka piersi

Profilaktyka raka piersi

Październik od 1985 roku jest miesiącem świadomości raka piersi. W 2008 roku, 15 października ustanowiono Europejskim Dniem Walki z Rakiem Piersi. Różowa wstążka natomiast jest międzynarodowym symbolem walki z rakiem

Czytaj więcej »
VDA QMC White Paper FMEA

VDA QMC White Paper FMEA

VDA QMC White Paper FMEA to podsumowanie prac nad wspólnym wydaniem podręcznika FMEA przez VDA i AIAG, wyjaśniające genezę nawiązania i rozwinięcia współpracy dwóch zrzeszeń w tym zakresie, pokazujące główne

Czytaj więcej »

Otrzymaj BEZPŁATNY dostęp
do szkolenia online

“Szczepienia przeciwko COVID-19 w kontekście prawa pracy”

Wypełnij formularz i obejrzyj webinar dotyczący szczepień przeciwko COVID-19 w kontekście prawa pracy, podczas którego ekspert w zakresie prawa pracy zwraca uwagę na aspekty organizacji szczepień w firmach, a także porusza temat edukowania pracowników.