W branży samochodowej proces produkcyjny wyrobu gotowego, jakim jest w pełni funkcjonalny pojazd, opiera się o znaczący udział kooperantów zewnętrznych – dostawców. Trend pierwotnie outsourcowania usług, a potem zlecania produkcji komponentów do pojazdów, nabrał tempa w latach 80. tych XX wieku. Aktualnie trudno sobie wyobrazić masową produkcję pojazdów bez dostaw komponentów czy oddzielnych zespołów technicznych od dostawców. Proces projektowania również stał się przedmiotem zleceń i formalnie realizowany jest coraz częściej przez firmy zewnętrzne. W praktyce często łączy się go z procesem wytwarzania, powierzając oba zadania jednemu dostawcy. Nierozerwalnie wiąże się to jednak z dodatkowymi zagadnieniami, które w łańcuchach dostaw muszą być omówione i uregulowane.
Rysunek 1 pokazuje podstawowe dylematy związane z koniecznością współpracy w łańcuchach dostaw.
Współpraca z dostawcami – kompleksowość zlecenia
W poniższym opracowaniu omówiony zostanie jedynie aspekt związany z kompleksowością zlecenia. W branży funkcjonuje on pod pojęciem „przekazywania wymagań w łańcuchach dostaw”.
Problem przekazywania informacji w łańcuchu dostaw jest obecny od momentu pojawienia się samej koncepcji łańcuchów dostaw. Historycznie stare akty prawne datowane na okres średniowiecza traktowały już o konsekwencjach dla dostawców, gdy Ci dostarczali towary niezgodne z oczekiwaniami. Nakładano na nich obowiązek dokładnego opisu zlecenia tak, aby rzemieślnik był w stanie wytworzyć taki wyrób, jaki był zgodny z oczekiwaniami zlecającego.
Jeśli w wyniku niedokładnego przekazania detali dotyczących zamawianego towaru, faktycznie nie odpowiadał on (najczęściej gustom) wymaganiom, to rzemieślnik nie zawsze ponosił konsekwencje. We współczesnym świecie współpracy B2B i w zglobalizowanych łańcuchach dostaw, średniowieczny problem nadal nie zniknął, wręcz jego znaczenie dodatkowo wzrosło.. Zamawianie towarów u dostawców jest dzisiaj o wiele bardziej kompleksowe. Należy określić:
- aspekty wyrobu, ale również
- przebieg procesu produkcyjnego,
- warunki handlowe,
- aspekty kulturowe,
- wymagania prawne i inne.
Przekładając to na język praktyki mówi się o przekazaniu wymagań do dostawcy uwzględniając komplementarne wymagania (rys. 2)
Rys. 2 Kategorie informacji przekazywane w łańcuchach dostaw
Jak branża samochodowa reguluje proces przekazywania informacji dostawcom?
Powiązania biznesowe B2B opierają się o umowy, kontrakty, wspólnie uzgodnione regulaminy, a także regulacje prawne, zależne od formy współpracy, formy prawnej organizacji (z.o.o.; S.A., sp. k., etc). Wszystkie pisemnie uzgadniane warunki współpracy stanowią podstawę do oceny jakości realizacji oraz do jasnego wskazania obowiązków obu stron. Niezależnie od tego, branża samochodowa, ze względu na dużą liczbę wymagań dotyczących wyrobu, wypracowała dodatkowe standardy odnoszące się do współpracy z dostawcami. W rezultacie powstał rozbudowany zestaw wymagań kierowanych do producentów komponentów oraz zespołów technicznych.. Wymagania branży zawierają między innymi, takie elementy jak:
- certyfikacja na zgodność z systemami zarządzania, np. IATF 16949,
- postępowanie zgodnie z ogólnobranżowymi wytycznymi (kluczowe narzędzia jakości – core tools),
- auditowanie i cykliczne ocenianie stopnia zgodności (z kontraktem / umową / wymaganiami mającymi zastosowanie),
- zarządzanie łańcuchami dostaw,
- zarządzanie ryzykiem na każdym etapie procesu zarządzania.
Relacje B2B stanowią część regulacji branżowych, a sam problem zarządzania w łańcuchami dostaw stanowi istotną część wymagań.
Rysunek 3 prezentuje relacje w łańcuchu dostaw.
Forma przekazywania informacji w łańcuchu dostaw jest zasadniczo dowolna, tzn. nie istnieją ogólnobranżowe wymagania mówiące, jak powinny być formułowane wymagania dla dostawców, ani w jaki sposób należy je oficjalnie przekazywać. Autorzy standardów zarządzania przyjmują założenie, że proces ten powinien być:
- skuteczny,
- kompletny, zrozumiale przedstawiony,
- nie zawierać sprzeczności oraz naruszeń prawa, np. ochrony znaków towarowych, własności patentu.
Problem ten poruszony jest w licznych podręcznikach referencyjnych oraz standardach jakości. Rysunek 4 prezentuje te standardy, które będą omówione. Lista nie jest wyczerpana i takie odniesienia istnieją jeszcze w innych publikacjach.
Rys. 4 Przykładowe standardy zawierające wymagania do przekazywania wymagań w branży samochodowej
Wymagania wynikające ze standardu IATF 16949
IATF 16949 opisuje proces przekazywania informacji w łańcuchach dostaw w relacji dwutorowej. Oznacza to nie tylko obowiązek przekazywanie informacji i wymagań od klienta do dostawcy, ale również nakłada obowiązek przekazywania informacji zwrotnej od dostawcy do klienta.
- 4.1.2 – bezpieczeństwo wyrobu
Dostawca ma obowiązek dokonać identyfikacji wymagań prawnych i regulacyjnych dotyczących bezpieczeństwa wyrobu oraz poinformować klienta o tym, jakie wymagania mają zastosowanie w aspekcie produkowanego wyrobu.
- 4.2.3 – rozwój systemu zarządzania jakością dostawcy
- Dostawca powinien realizować zaplanowaną ścieżkę rozwoju systemu zarządzania jakością – od aktualnego poziomu certyfikacji (np. ISO 9001) do uzyskania certyfikatu IATF 16949.
4.2.4.1 – audit drugiej strony
Klient powinien przeprowadzać regularne audity u swoich poddostawców, w celu nadzoru nad dostawcą, jego procesami i wyrobami.
- 4.3.1 – informacje dla zewnętrznych dostawców
Organizacja powinna przekazywać swoim dostawcom informacje dotyczące wymagań prawnych, regulacyjnych oraz charakterystyki specjalne. Dodatkowo należy wymagać przekazywanie istotnych informacji poddostawcom.
- 7.1.6 powiadomienie klienta
W sytuacji wysłania wyrobu niezgodnego, dostawca powinien niezwłocznie powiadomić o tym klienta.
VDA – Zapewnienie poziomów dojrzałości (VDA MLA)
Aktualnie obowiązujący podręcznik VDA MLA (niem. RGA) wydany został w roku w 2022 roku. Zawiera on między innymi następujące aspekty:
- 1.1 Specyfikacja istotnych warunków zamówienia (…) zostały przeglądnięte i sprawdzone (…)
Wymaganie mówi o obowiązku dostawcy do przeglądania i oceniania wszystkich przedłożonych przez klienta specyfikacji i warunków zamówienia (np. załączniki do RFQ). Dostawca powinien zwrócić uwagę na:
- kompletność,
- analizę ryzyka,
- wykorzystanie patentów i licencji,
- sprzeczności z wymaganiami.
- 2.1 Oferta dostawcy została przedstawiona klientowi i stanowi podstawę do nominacji
Dostawca zobowiązany jest do przeprowadzenia analizy wykonalności i zapewnienia wykonalności produkcyjnej. Związane jest to z zagadnieniami pokrewnymi, takimi jak zrównoważony rozwój czy cyberbezpieczeństwo.
- 2.2 W wyznaczonym terminie nastąpiło prawnie umocowane udzielenie zlecenia (…)
Klient, po przeanalizowaniu oferty dostawców, dokonuje formalnego wyboru i nominuje dostawcę do zakresu dostaw poprzez list nominacyjny, umowy.
- 6.1 Nastąpiło zaszeregowanie do klasyfikacji ryzyka ABC
Klient dokonuje oceny ryzyka w projekcie i przekazuje tą informację dostawcy.
- 2.1 Sprawdziany / środki kontrolno-pomiarowe klienta (…) zostały zlecone i zamówione
W sytuacji, gdy klient powierza dostawcy swoje środki kontroli, powinny one być zamówione do realizacji.
- 1.1 Na potrzeby procesu PPA dostawca potwierdza kontrole i ich terminy.
Dostawca potwierdza klientowi wszystkie terminy wynikające z badań i testów oraz zatwierdzeń niezbędnych do procesu PPA (zatwierdzenia wyrobu i procesu).
- 1.8 Nastąpiło zatwierdzenie procesu produkcyjnego
VDA 6.3
- 6 Czy organizacja projektowa zapewnia zarządzanie zmianami w projekcie?
Organizacja powinna przekazywać informacje o zmianach klientowi, a także aktywnie włączać w proces zmian swoich dostawców.
- 4 Czy zaplanowane zostały działania związane z zakresami zakupów i czy nadzorowana jest ich realizacja?
Należy zapewnić jasny i zrozumiały proces przekazywania informacji w łańcuchu dostaw.
- 2 Czy w łańcuchu dostaw uwzględnione zostały wymagania klienta?
Przekazywanie informacji w łańcuchu dostaw jest zrozumiałe i identyfikowalne (można udowodnić, że informacje zostały przekazane dostawcom).
- 3 Czy ustalono cele dotyczące wyników w zakresie dostaw i czy ich realizacja jest regularnie oceniana?
Organizacja ustala cele z dostawcami, a także dokonuje monitorowania realizacji ustalonych celów (np.: wielkość dostaw, terminowość, poziom błędów, PPM, transporty specjalne, odrzut, czas opracowania reklamacji).
VDA 6.8
- L 3.2.2 Czy istnieje umowa z dostawcą i/lub usługodawcą i czy wiążące zobowiązania są analizowane, uwzględniane i przestrzegane?
Cele z dostawcami są uzgadniane a aspekty logistyczne są częścią tych celów. W przypadku niewywiązania się z celów zdefiniowane są konsekwencje dla dostawcy.
- L 3.2.3 Czy zarządzanie kryzysowe zostało uzgodnione z dostawcą i/lub dostawcą usług logistycznych i czy jest skutecznie wdrażane?
Z dostawcą usług logistycznych uzgodniono udokumentowany plan zarządzania kryzysowego obejmujący zakres odpowiedzialności i poziomy eskalacji.
- L 3.2.4 Czy istnieje uzgodniony proces reklamacyjny z dostawcami i/lub usługodawcami logistycznymi?
Zdefiniowany jest proces opracowywania reklamacji uwzględniający odpowiednie wytyczne klienta. Zdefiniowane są procesy kompensacji dodatkowych nakładów (np. roszczenie zwrotne).
- L 3.2.6 Czy ustanowiono ustandaryzowaną komunikację między organizacją a dostawcą i/lub usługodawcą?
Odbywa się regularna wymiana informacji na temat wydajności procesów i realizacji celów.
- L 7.2.2 Czy odbywa się proaktywna komunikacja na wszystkich poziomach (…)?
Ustalony jest proces z zdefiniowanymi kryteriami, który opisuje, kiedy i w jaki sposób następuje komunikacja z klientem. Komunikacja obejmuje eskalację.
Podsumowanie
Poniższe opracowanie nie uwzględnia wszystkich istniejących standardów, które osobno regulują przekazywanie informacji w łańcuchach dostaw odpowiednio do zakresu, jakim się zajmują (np. CQI 14 / VDA FFA itp.). Przytoczone przykłady pokazują, że procesy przekazywania informacji w łańcuchach dostaw są w branży samochodowej dobrze opisane, wymagania zdefiniowane, a obowiązki w tym procesie – podzielone między partnerów biznesowych. Czasem jednak, z różnych powodów, proces ten nie działa dobrze w praktyce. Tu z pomocą przychodzi jedynie zasada, że relacje w biznesie to tak naprawdę jednak relacje między ludźmi i tam, gdzie standardy zawodzą, może pomocne będą dobre relacje międzyludzkie.
)
