W branży motoryzacyjnej każda organizacja w łańcuchu dostaw musi zapewnić bezpieczeństwo i zgodność wyrobów. W tym celu ustanowiono odpowiednie przepisy prawne dotyczące integralności wyrobu. Nie bez znaczenia jest konieczność spełniania uzasadnionych oczekiwań ogółu społeczeństwa, dotyczących bezpieczeństwa. Produkty uznane za niebezpieczne lub takie, których zgodność z wymaganiami prawnymi jest wątpliwa, podlegają niezbędnym działaniom ze strony producenta, co oczywiście naraża organizację na koszty. Zadbanie o zgodność prawną i bezpieczeństwo wyrobu jest niezwykle istotne. Jaka jest rola PSCR – Przestawiciela ds. bezpieczeństwa i zgodności wyrobu w organizacji w tym procesie?
Jak reagować, gdy wyrób został sklasyfikowany jako niespełniający wymagań dotyczących bezpieczeństwa?
Innowacja produktowa często wiąże się z większą złożonością wyrobu przy jednoczesnym skróceniu cyklu rozwoju. Biorąc pod uwagę rosnące oczekiwania klienta dotyczące bezpieczeństwa wyrobów i ich funkcji, oznacza to szczególne wyzwania dla wszystkich zaangażowanych organizacji.
Organizacje muszą stawić czoła nie tylko nowym klientom, lecz także zmieniającym się wymaganiom klienta oraz obowiązującym w danym kraju specyficznym wymaganiom dotyczącym wyrobów oraz ustawom w zakresie bezpieczeństwa wyrobu. Znacząco wzrosła również wrażliwość użytkowników wyrobu oraz urzędów i ich powiązania. Coraz częściej też prowadzi się publiczne dyskusje na temat integralności wyrobu.
W tym kontekście pojawia się pytanie o to, jakie struktury organizacyjne i procesy należy ustanowić w przedsiębiorstwie i jak należy reagować, kiedy z powodu niezgodności wyrób może zostać sklasyfikowany jako niezgodny lub jako potencjalnie krytyczny pod względem bezpieczeństwa w różnych krajach. Odpowiedź na to pytanie nie jest prosta i wynika z liczby zainteresowanych stron m.in. urzędów, użytkowników wyrobu, oraz producentów OEM i ich różnych wymagań.
Działania dotyczące zarządzania bezpieczeństwem w firmie
Uzasadnione oczekiwania klientów dotyczące bezpieczeństwa produktu, konsumentów i ogółu społeczeństwa muszą zostać ustalone i uwzględnione. Jeśli okazuje się, że wyrób na rynku jest „niebezpieczny”, przedsiębiorstwo jest zobowiązane podjąć wymagane działania w celu ochrony klientów, konsumentów lub ogółu społeczeństwa.
Obowiązek staranności stanowi podstawę odpowiedniego sposobu postępowania z kwestiami o istotnym znaczeniu dla bezpieczeństwa i zgodności. Biorąc pod uwagę tę wiedzę, przedsiębiorstwa mogą opracowywać działania zapobiegawcze dotyczące procesów, metod i narzędzi w przedsiębiorstwie, jak również struktury organizacyjnej.
Każde przedsiębiorstwo w łańcuchu dostaw jest zobowiązane do zagwarantowania bezpieczeństwa i zgodności swoich wyrobów. Oprócz tego należy przestrzegać obowiązujących w poszczególnych krajach i regionach regulacji prawnych dotyczących integralności wyrobu, a ponadto spełniać uzasadnione oczekiwania ogółu społeczeństwa związane z bezpieczeństwem. Jaką rolę w procesie zatwierdzania wyrobu ma pełnomocnik PSCR?
Przedstawiciel ds. bezpieczeństwa i zgodności wyrobu PSCR – główne wymagania
Wymagania odnośnie odpowiedzialności pełnomocnika PSCR (Product Safety and Conformity Representative) znajdziemy w specyficznych wymaganiach klientów. I tak np.:
- OEM Volkswagen w swoich specyficznych wymaganiach w pkt. 4.4.1.2 Bezpieczeństwo wyrobu wskazuje na wymagania w Formel-Q-konkret, zawarte w rozdziale 4.2 zgodnie z wymaganiami z podręcznika VDA „Product Integrity”. Mowa jest również o obowiązku przeprowadzania zatwierdzeń specjalnych, który leży po stronie dostawcy.
- Klient BMW wskazuje w swoich wymaganiach na obowiązek nominowania pełnomocnika PSCR w swojej organizacji.
- Klient Mercedes Benz w swoich wymaganiach wymaga od dostawcy zgodności z podręcznikiem VDA „Product Integrity” lecz zostawia do decyzji dostawcy czy będzie do tego celu powoływał pełnomocnika PSCR.
Niezawodność wyrobu pod względem bezpieczeństwa i zgodności – na kim spoczywa odpowiedzialność?
W przypadku potencjalnie niezgodnych wyrobów pod względem ich bezpieczeństwa lub zgodności, organizacja zobowiązana jest podjąć długofalowe działania korygujące. Obowiązek dotyczący zachowania bezpieczeństwa i zgodności wyrobu określa się również jako „integralność wyrobu”.
Za bezpieczeństwo i zgodność wyrobów wprowadzanych do obrotu odpowiedzialne jest najwyższe kierownictwo organizacji, a zalecenia dotyczące działań przyporządkowane są przede wszystkim do kierownictwa organizacji. Odpowiedzialność rozciąga się na cykl życia wyrobu i cały łańcuch dostaw. Wyrobem określa się produkty a w tym również zintegrowane lub samodzielne oprogramowanie i usługi.
Funkcja przedstawiciela bezpieczeństwa w przedsiębiorstwie
Zadania wynikające z odpowiedzialności za integralność wyrobu mogą zostać przeniesione na przedstawiciela PSCR, a w gestii organizacji leży delegowanie tych zadań poprzez właściwe procesy funkcji czy ról w przedsiębiorstwie. Zadania dotyczące integralności wyrobu mogą zostać delegowane do istniejących wydziałów, ekspertów pod kątem homologacji, zarządzania bezpieczeństwem funkcjonalnym lub zarządzania jakością.
Osoby te powinny zostać wyznaczone zgodnie ze specyficznymi wytycznymi firmy, oraz wykazywać się odpowiednią wiedzą i spełniać takie wymagania, jak:
- obowiązkowe przestrzeganie prawa i wytycznych. Konieczna jest tutaj wiedza na temat wyrobu związana z właściwym do zastosowania obszarem prawnym dotyczącym użytkowania i przewidywalnego użytkowania niezgodnego z przeznaczeniem.
- posiadanie podstawowej wiedzy o ustawodawstwie z zakresu ochrony konsumenta w odniesieniu do mającej zastosowanie jurysdykcji w zakresie bezpieczeństwa wyrobu.
- posiadanie podstawowej wiedzy na temat odpowiednich przepisów prawnych regulujących dopuszczenie wyrobu i wymagań dotyczących zgodności we właściwym do zastosowania obszarze prawnym dla zgodności wyrobu.
- specyficzna dla przedsiębiorstwa wiedza o wyrobie, o istotnym znaczeniu dla bezpieczeństwa wyrobu odnośnie rozwoju, wytwarzania danego wyrobu wnioski z poprzednich doświadczeń Lessons Learned.
- umiejętności w zakresie analizy ryzyka i zarządzania ryzykiem.
- posiadanie podstawowej wiedzy dotycząca prewencji przy projektowaniu np. FMEA, FTA.
- znajomość sposobu postępowania z charakterystykami specjalnymi zgodnie z wymaganiami klienta.
- znajomość metod statystycznych, oceny ryzyka zagrożeń, np. RAPEX, czy metody rozwiązywania problemów.
- posiadanie podstawowej wiedzy na temat nadzoru i przechowywania dokumentów związanych z rozwojem i wytwarzaniem.
- podstawowa wiedza nt. VDA-MLA, APQP.
- Wymagane jest również zapobieganie związane z bezpieczeństwem wyrobu realizowane poprzez przeprowadzanie Line Walk czy Safety Review.
Do obowiązków PSCR należy również obserwacja rynku, ocena i wnioski z poprzednich doświadczeń na podstawie portali informujących o kampaniach nawrotowych i publicznej informacji zwrotnej od konsumentów odnośnie własnych wyrobów i wyrobów konkurencji. W razie konieczności PSCR ma obowiązek zgłoszeń związanych z bezpieczeństwem wyrobu w łańcuchu dostaw, a w razie potrzeby – zgłoszenia do urzędów. Wśród kwalifikacji pełnomocnika PSCR powinna się znaleźć wiedza ekspercka dotycząca obowiązku zgłoszeń, związana z właściwym do zastosowania obszarem prawnym, a także identyfikacja niezgodności o istotnym znaczeniu dla bezpieczeństwa wyrobu.
Przedstawione powyżej wymagania są szerokie, ale niezbędne do właściwego wykonywania funkcji PSCR. Z uwagi na odpowiedzialność ciążącą na PSCR, warto jednakże dbać o odpowiednie usystematyzowanie wiedzy i jej aktualność. Odpowiedzią może być np. odpowiednie szkolenie. Uczestnicy szkolenia PSCR poznają dzięki niemu m.in. obowiązki przedstawiciela w całym łańcuchu dostaw, zagadnienia dotyczące integralności wyrobu, wytyczne dotyczące niezgodności wyrobu oraz przykładowe narzędzia i metody niezbędne dla przedstawiciel ds. bezpieczeństwa.
)
