Blog - jakość

Wybór dostawców a późniejsza współpraca

16 września, 2020

W branży motoryzacyjnej mamy coraz więcej wymagań. Sam standard IATF 16949:2016 to tylko podstawowe wymagania, wraz z nim musimy w organizacji spełniać wymagania prawne, regulacyjne, wymagania klientów i inne. Standard IATF 16949:2016 określa również wymagania, które obwiązują w relacjach klient-dostawca, precyzując, jak powinniśmy wybierać naszych dostawców oraz jak ich rozwijać.

Osobiście uważam, iż słusznym jest fakt pojawienia się w standardzie wymagań obowiązujących w procesie wyboru dostawców. Stosując się ściśle do tych wymagań – organizacja powinna być zatem pewna, że wybierze odpowiedniego dostawcę, a co za tym idzie, że w przyszłości nie będzie borykała się z problemami jakościowymi tegoż dostawcy. Fikcja? Nie sądzę. Przeanalizujmy zatem, jak ten wybór dostawców powinien wyglądać wg wymagań.

Standard IATF 16949:2016 w rozdziale 8.4 precyzuje m.in. wymagania dla wyboru dostawców. Po pierwsze organizacja powinna posiadać udokumentowany proces wyboru dostawców (to może być opisane w jakiejś naszej wewnętrznej czy korporacyjnej procedurze, na przykład za pomocą procesu/ karty procesu – organizacja sama decyduje, jak to udokumentuje: „…Zaleca się, aby organizacje dokumentowały swoje procesy w taki sposób, aby miało to sens dla ich indywidualnych potrzeb biznesowych i organizacyjnych” – FAQ 12).

Jeżeli już udokumentowano ten proces, standard IATF precyzuje dalej, co w tym procesie powinno się znaleźć:

„(…)Proces ten powinien obejmować:
a) ocenę ryzyka dla wybranego dostawcy odnoszącą się do zapewnienia zgodności wyrobów oraz zapewnienia ciągłości dostaw wyrobów organizacji do jej klientów;
b) odpowiedni poziom jakości wyrobów i wyników dotyczących dostaw;
c) ocenę systemu zarządzania jakością dostawcy;
d) interdyscyplinarny proces podejmowania decyzji oraz
e) ocenę możliwości rozwoju oprogramowania, jeżeli ma to zastosowanie (…)”
(źródło: Standard IATF 16949:2016)

Jak widać wymagania są jasne – wybierać dostawców najlepszych jakościowo. Powinniśmy wybierać dostawców takich, którzy będą dostarczać nam wyroby zgodne z wymaganiami oraz zgodnie z harmonogramem dostaw. Powinniśmy wybierać dostawców biorąc pod uwagę ocenę ich SZJ.

Pytanie zatem: co jeśli mam do wyboru dwóch dostawców tegoż samego wyrobu, jeden ma tylko SZJ wg normy ISO 9001:2015 i nigdy nie dostarczał produktów w branży motoryzacyjnej, ale zaproponował atrakcyjną cenę za swoje wyroby; a drugi dostawca posiada certyfikowany SZJ na zgodność z IATF 16949:2016 i, co za tym idzie, ma doświadczenie w branży, ale jego wyroby są nieco droższe….?

Żaden ze standardów w branży motoryzacyjnej nie podaje za wymaganie sugerowania się ceną. Wybierając dostawców wręcz nie powinniśmy sugerować się jedynie ceną. Wspomina o tym również standard CQI 19 Sub-Tier Supplier Management Process Guideline w pkt. 2.2.: „Nie zaleca się wybierać dostawców tylko na podstawie ceny”.

Wybierając dostawców atrakcyjnych cenowo, co gorsza, dostawców, którzy nie spełniają wymagań jakościowych, możemy spodziewać się w późniejszej współpracy problemów jakościowych. Bazując na moich obserwacjach, zasada ta sprawdza się w większości przypadków. Co innego, jeśli nie mamy wyboru, bo dostawcę narzucił nam klient bądź też do dyspozycji mamy tylko jednego dostawcę – brak alternatywy. W takim przypadku nie zwalnia nas to z odpowiedzialności za wyroby dostarczane przez dostawcę – które powinny być zgodne z wymaganiami.

Wybierając dostawców zaleca się, aby wziąć pod uwagę dodatkowe kryteria, m.in.:

wielkość produkcji dla motoryzacji – zdarza się, że wybierając dostawcę, który nie ma doświadczenia w branży motoryzacyjnej, spotkamy się z wieloma problemami, np. brak planów kontroli u tegoż dostawcy, brak instrukcji stanowiskowych, nieodpowiednie kompetencje personelu czy też niezrozumienie wymagań naszych klientów, które przecież powinny być skaskadowane w dół łańcucha dostaw. Warto się tu zastanowić nad jednym: ile nas, jako organizację, będzie kosztował „rozwój” takiegoż dostawcy w najbliższych latach vs ile zaoszczędzimy wybierając go spośród innych dostępnych dostawców,
stabilność finansową – odnosząc się do tego, co napisałam powyżej, zdarza się, iż dostawcy bez doświadczenia w branży motoryzacyjnej nie są w stanie na dłuższą metę sprostać finansowo wszystkim wymaganiom (pamiętajmy nie tylko o wymaganiach standardu IATF, ale również o wymaganiach naszych klientów, które dostawcy winni spełniać, oraz wymaganiach prawnych i regulacyjnych – 8.4.3.1 Informacje dla zewnętrznych dostawców – uzupełnienie IATF 16949:2016),
złożoność kupowanego wyrobu, materiału lub usługi,
wymaganą technologię (dla wyrobu lub procesu),
adekwatność dostępnych zasobów (np. personel, infrastruktura) – warto zastanowić się, czy dostawca posiada odpowiednią ilość personelu, aby spełnić wszystkie wymagania. Czy personel ten rozumie wymagania – np. odnośnie zatwierdzania przyszłych wyrobów: VDA 2 / PPAP AIAG? Czy posiada odpowiednią infrastrukturę, zabudowania, budynki, media, sprzęt kontrolno-pomiarowy itp.,
możliwości w zakresie projektowania i rozwoju (w tym zarządzanie projektami),
zdolność procesu wytwarzania,
proces zarządzania zmianami – jak dostawca zarządza zmianami w trakcie projektowania i rozwoju, a jak w produkcji seryjnej? Czy dostawca zna wymagania dla zarządzania zmianami?
obsługę klienta – warto przeanalizować, jak będzie wyglądała nasza relacja z dostawcą. Czy posiada on proces obsługi klienta? Czy posiada proces udzielania odpowiedzi na reklamację? Czy rozumie wymagania branżowe takie jak raport 8D? Czy będzie w stanie spełnić wymagania mojego klienta? Czy będzie skłonny przystać na audity naszej organizacji w jego zakładzie?

Czy gdybyśmy wzięli pod uwagę te wszystkie kryteria, borykalibyśmy się z problemami jakościowymi naszych dostawców? Uważam, że nie. Wybierając dostawcę spośród kilku dostępnych, biorąc pod uwagę kryteria wyboru uwzględnione w standardzie IATF 16949:2016, uważam, że uniknęlibyśmy jako organizacja późniejszych problemów jakościowych związanych z naszymi dostawcami. Być może są to tylko domysły, bazując jednak na swoim doświadczeniu zauważyłam, że raczej skłonni jesteśmy wybierać dostawców opierając się na zaproponowanej cenie, co skutkuje w późniejszej współpracy wieloma problemami nie tylko jakościowymi.

Zapraszam na nasze szkolenia w tym temacie:

Autor
Anna Kubieniec
Trener/ Konsultant
anna.kubieniec@sqda.pl