Przygotuj się do EUDR – praktyczne wskazówki

Wielu przedsiębiorców nie spodziewało się, jak skomplikowane i czasochłonne okaże się wdrożenie EUDR. Liczne wnioski o przesunięcie terminu sprawiły, że firmy zyskały dodatkowy rok na dostosowanie swoich procesów. Choć wydaje się to dużym ułatwieniem, ilość zadań do wykonania wciąż jest ogromna, a czasu może zabraknąć. Komisja Europejska przygotowała w kwietniu 2025 dodatkowe dokumenty w formie aneksu do wytycznych i FAQ-4, które dodatkowo wyjaśniają kwestie i w pewien sposób ułatwiają przyszłe wywiązywanie się z obowiązków, jednakże nie warto doszukiwać się rewolucyjnych uproszczeń, jak to ma miejsce w przypadku ESG, czy ESRS. Dlatego nie odkładaj przygotowań – zacznij działać już dziś i sprawdź, jak skutecznie wdrożyć wymogi regulacyjne EUDR. Przygotuj się do EUDR od podstaw.  

Dlaczego należy wdrożyć system należytej staranności (EUDR Due Diligence) już teraz?

Przygotowanie do EUDR z pewnością należy rozpocząć już teraz. Im wcześniej zorientujesz się, w jaki sposób należy przystosować się do nowych obowiązków, tym większa szansa na zaplanowanie poszczególnych działań tak, aby były zgodne z regulacją. Pozwoli to także na wybór odpowiedniego wsparcia, dostosowanego do specyfiki branży, specyfiki systemów operacyjnych czy standardów zakupowych. Warto także wspomnieć, że z im większą starannością zaplanujesz wdrożenie działań w zakresie obowiązków EUDR, tym większa szansa, uniknięcia konsekwencji braku zgodności z EUDR, takich jak:

• zakaz sprzedaży produktów na rynku UE – towary niespełniające wymagań EUDR nie będą mogły być importowane ani sprzedawane,
• wstrzymanie dostawy na granicy,
• kary finansowe – organy nadzorujące będą mogły nakładać sankcje finansowe za brak zgodności, nawet 4% rocznego obrotu przedsiębiorstwa,
• obowiązek wycofania produktów – firmy mogą zostać zobowiązane do usunięcia produktów z rynku,
• konfiskata towaru z przeznaczeniem na cele charytatywne,
• utylizacja towaru, jeśli nie będzie się nadawał do ww. celów,
• utrata reputacji i klientów – konsumenci coraz częściej wybierają marki przestrzegające zasad zrównoważonego rozwoju, a partnerzy handlowi będą rozliczać swój łańcuch dostaw z takich wpadek – na bieżąco.

 

Wprowadzenie EUDR w firmie – na początku przeprowadź analizę GAP, następnie audyt łańcucha dostaw

EUDR to aktualnie jedna z najbardziej restrykcyjnych regulacji w obszarze zrównoważonego rozwoju i ochrony środowiska. Aby uniknąć konsekwencji administracyjnych i finansowych firmy powinny przeprowadzić kompleksową analizę zgodności z EUDR, aby określić, na jakim etapie przygotowania jest ich przedsiębiorstwo, czy posiada formalne ramy niezbędne do wdrożenia nowych procedur należytej staranności, czego brakuje i jak to najszybciej naprawić lub udoskonalić. Analiza ta powinna obejmować również audyt dostawców, pochodzenie zamawianych surowców, stopień wdrożenia wymaganych procedur, czy nawet poziom aktualnej wiedzy na temat EUDR wśród dostawców. Jeśli firma jeszcze nie zaczęła procesu dostosowywania, to powinna go zacząć od zadania sobie kilku pytań:

• Czy wszyscy dostawcy są w stanie dostarczyć dokładne dane o pochodzeniu surowców, wraz z ich geolokalizacją?
• Czy obecne procesy identyfikacji surowców spełniają wymogi EUDR?
• Czy są luki w obecnym systemie monitorowania dostaw, które można naprawić od razu?

Dodatkowo, każdy pracownik odpowiedzialny za zakupy, logistykę i zgodność regulacyjną powinien przejść szkolenie z EUDR, aby móc skutecznie wdrażać nowe wymagania. Konieczne jest również wprowadzenie cyklu obowiązkowych corocznych audytów łańcucha dostaw, aby stale monitorować zgodność z regulacją oraz móc przygotować obowiązkowe, coroczne sprawozdanie z działań należytej staranności.

Zmiana polityk i warunków współpracy z dostawcami

Aby być zgodnym z EUDR, firmy muszą również dostosować swoje polityki zakupowe, kodeksy etyczne i procedury zarządzania łańcuchem dostaw, aby uwzględniały nowe wymagania. Konieczne będzie opracowanie systemu zarządzania ryzykiem, który umożliwi identyfikację potencjalnych zagrożeń związanych z wylesianiem. Firmy muszą zweryfikować, czy ich produkty nie pochodzą z obszarów, które uległy wylesieniu po 31 grudnia 2020 r. Należy upewnić się, że dostawcy nie naruszali praw człowieka i praw ludności rdzennej oraz że wytworzone produkty zostały wyprodukowane zgodnie z prawem obowiązującym w danym kraju. Konieczne jest również wprowadzenie nowych polityk operacyjnych, które jasno określą kryteria wyboru dostawców zgodnych z EUDR, obowiązki w zakresie raportowania pochodzenia surowców oraz procedury identyfikacji i eliminacji ryzyka wylesienia. Niezbędnym wydaje się renegocjowanie umów z dostawcami i wprowadzanie do nich klauzul dotyczących EUDR, np.:

• obowiązek regularnego dostarczania dowodów na brak wylesienia,
• zgodę na audyty i monitorowanie łańcucha dostaw,
• wdrożenie systemów identyfikacji i śledzenia produktów.

Bez tych zmian dostawcy mogą nie być świadomi wymagań i nie dostarczyć wymaganych danych w terminie, co może narazić firmę na poważne konsekwencje.  

Wymóg dokumentowania braku lub niskiego ryzyka wylesiania

EUDR wymaga udokumentowania, że towary nie pochodzą z terenów objętych wylesieniem po 31 grudnia 2020 r., co oznacza konieczność śledzenia ich pochodzenia od źródła. Firmy muszą więc dostarczyć współrzędne geograficzne działek, skąd pozyskano surowce. Dane można przekazywać różnymi metodami, np. zdjęciami satelitarnymi, współrzędnymi GPS czy zdjęciami z naniesionymi granicami działki, jednakże ostatecznie, w systemie, będą one przekonwertowane na typ pliku: GeoJson. Należy następnie dokonać porównania z mapami sprzed 2020 roku, aby określić, czy nie doszło do wylesienia na tym terenie. Jednak sama geolokalizacja nie wystarczy – firmy muszą także udowodnić, że na danym obszarze nie doszło do łamania praw człowieka, prawa pracy ani innych przepisów obowiązujących w kraju produkcji. Pomocne będą zapewne certyfikaty FSC, PEFC, RSPO, RTRS, Rainforest Alliance czy Fair Trade, jednakże tylko jako wsparcie, a nie jako jedyne źródło dowodu. Tutaj tez musimy wykazać należytą staranność i dokładnie sprawdzić, czy dane te są prawdziwe, certyfikaty aktualne i  jeśli mamy wątpliwość, i jednocześnie ryzyko jest wysokie, powinniśmy dokonać bardziej wnikliwego audytu dokumentacyjnego lub terenowego, angażując opcjonalnie stronę trzecią.  

Ocena ryzyka a EUDR

Nie każdy dostawca będzie w stanie spełnić wymagania EUDR, dlatego warto przeprowadzić ocenę ryzyka w oparciu o następujące kryteria:

• kraju pochodzenia surowca – niektóre regiony będą klasyfikowane jako wysokiego ryzyka (np. Brazylia), lub niskiego (kraje Unii Europejskiej)
• historii działalności dostawcy – czy w przeszłości był powiązany z naruszeniami środowiskowymi lub prawami człowieka,
• certyfikacji dostawcy – jakie certyfikaty posiada,
• stopnia transparentności dostawcy – czy dostawca zgadza się na regularne audyty i dostarcza niezbędne dane

 

Co zrobić, jeśli wykryjemy ryzyko niezgodności już po zamówieniu towaru?

W takiej sytuacji przedsiębiorca powinien:

• natychmiast przeanalizować dane i zidentyfikować źródło problemu. Być może konieczne będzie zatrzymanie procesu zakupowego i dostaw produktów objętych zakresem EUDR.
• Wdrożyć procedurę CAP.
• Powiadomić dostawcę w celu otrzymania dodatkowych informacji a w razie konieczności – zmienić dostawcę lub wycofać produkt.

Ważne jest aby opracować procedurę weryfikacji dokumentów, scenariusze reagowania na wykryte niezgodności i przeszkolić zespół w zakresie procedur naprawczych, a także stworzyć zespół, który będzie monitorował zmiany, gdyż bieżący monitoring to podstawowe działanie w systemie należytej staranności. Firma powinna też zacząć zbierać te dane jak najszybciej, by uniknąć problemów na etapie wdrożenia wymogów rozporządzenia EUDR.

Nowe obowiązki dla przedsiębiorców – zainwestuj w szkolenia w obszarze przepisów EUDR

Wdrażanie obowiązków wynikających z EUDR wymaga edukacji i zaangażowania wszystkich działów odpowiedzialnych za zgodność, zakupy i łańcuch dostaw. Dział zakupów to weryfikacja dostawców i przesłanych dokumentów oraz zawieranie nowych umów, dział zgodności – nadzorowanie raportowania i ciągłego monitorowania zgodności, dział IT – ewentualna integracja systemu ERP z API unijnego serwisu EUDR. Zgodność z EUDR wymaga, aby każda firma zajmująca się importem, produkcją lub dystrybucją produktów objętych regulacją wdrożyła system due diligence (należytej staranności) składający się z trzech podstawowych elementów:

• gromadzenia informacji i identyfikacji ryzyka,
• oceny ryzyka i podejmowania działań zaradczych (mitygacji ryzyka),
• systematycznego monitorowania i raportowania.

Aspekty techniczne EUDR (System IT EUDR)

Firmy bez systemów IT do dokładnego śledzenia surowców, będą zmuszone wdrożyć odpowiednie narzędzia lub skorzystać z usług pośredników, by właściwie realizować wymogi rozporządzenia EUDR. Każdy importer i eksporter musi zarejestrować się w systemie za pomocą numeru EORI lub innego identyfikatora podatkowego, co umożliwi elektroniczne składanie deklaracji zgodności. Jeśli firma nie ma wystarczających zasobów, warto skorzystać z ekspertów ds. ESG i EUDR, którzy pomogą w analizie ryzyka i wdrożeniu regulacji, do czasu stworzenia w pełni zautomatyzowanego systemu w przedsiębiorstwie.  

Authorized Representative

Firmy mogą również zlecić komunikację i pozyskiwanie dokumentacji podmiotom zewnętrznym, co będzie korzystne zwłaszcza dla organizacji bez dodatkowych zasobów pracowniczych. Authorized Representative – to funkcja zewnętrznego podmiotu, który może również reprezentować przedsiębiorstwo, składać oświadczenia w jego imieniu oraz analizować ryzyko na bieżąco.  

EUDR a ESG – warto zintegrować procesy raportowania

Wdrażanie EUDR nie powinno być traktowane jako odrębny proces, lecz jako część szerszej strategii ESG i systemu raportowania CSRD. Regulacje te są ze sobą ściśle powiązane, ponieważ wszystkie koncentrują się na przejrzystości, zrównoważonym rozwoju i odpowiedzialnym łańcuchu dostaw. Dlatego aby uniknąć podwójnej pracy i ułatwić proces raportowania, warto zintegrować wymogi sprawozdawcze EUDR z raportami ESG, dzięki czemu część pracy będzie już wykonana na przyszłość. Traktując ESG jako fundament zgodności z EUDR, spełnimy jego założenia poprzez: E – Environmental:   

• Zmniejszenie negatywnego wpływu firmy na wylesianie i degradację lasów
• Zapewnienie zgodności z unijnymi celami klimatycznymi

S – Social:   

• Ochronę praw ludności rdzennej i lokalnych społeczności
• Wdrożenie zasad i przestrzeganie ochrony praw człowieka
• Monitorowanie warunków pracy w całym łańcuchu dostaw

G – Governance:   

• Wdrożenie w zakresie należytej staranności (due diligence)
• Transparentność procesów zakupowych i śledzenie łańcucha dostaw
• Unikanie ryzyka prawnego i finansowego

Unia Europejska planuje ścisłe kontrole zgodności z EUDR, a raporty ESG mogą stanowić ważny dowód przestrzegania regulacji, dlatego w ramach strategii ESG, powinniśmy pamiętać również o wymogach EUDR. Warto opracować politykę EUDR zawierającą elementy polityki odpowiedzialnego pozyskiwania surowców i włączyć ją do strategii ESG przedsiębiorstwa – to znacznie ułatwi jej przestrzeganie.  

Przygotuj się do EUDR już dziś z profesjonalnym wsparciem

Rozporządzenie EUDR wprowadza regulacje, które już dziś powodują wiele pytań i wątpliwości wśród przedsiębiorców. Najczęściej dotyczą one produktów objętych regulacją, właściwego wdrożenia wymogów EUDR, systemu należytej staranności czy poprawnego wypełniania obowiązków sprawozdawczych. W takiej sytuacji firmie z pewnością przyda się wsparcie doświadczonego specjalisty, który pomoże we wdrożeniu, a także realizacji obowiązków wynikających z EUDR. Potrzebujesz profesjonalnej pomocy? Współpracując z firmami w obszarze zrównoważonego rozwoju, możemy wesprzeć Twoją organizację w zakresie audytu zgodności z EUDR, oceny ryzyka, wdrożenia procedury należytej staranności czy monitorowaniu łańcucha dostaw. Przygotuj się do EUDR już dziś. Skontaktuj się z nami, a nasz specjalista dobierze najlepszą formę wsparcia dla Twojej firmy.