Każdy szef, dyrektor, czy kierownik jest przywódcą, na którym spoczywa odpowiedzialność formowania i zarządzania zespołem pracowników, niezależnie od tego czy podlega mu jeden pracownik, czy kilkunastoosobowy zespół. Dobre zarządzanie polega na tym, aby odnaleźć, pokazać i uświadomić sobie i pracownikom wspólny cel.
Budowanie zespołu w pracy
1) Zdefiniowanie celów i zamiarów – podstawą do funkcjonowania zespołu jest ustalenie, w jakim celu ma on istnieć i co ma osiągnąć, jeszcze przed zajęciem się kwestią selekcjonowania członków. Ustalenie wyraźnych priorytetów pozwoli zmotywować przyszłych współpracowników i wzmocnić zespół.
2) Wybór członków zespołu – żeby zespół był najbardziej efektywny i silny, zaleca się wybór różnorodnych członków – pod względem umiejętności, charakterów, stylów pracy, poglądów. Wbrew pozorom, taka niejednolita mieszanka bardzo dobrze balansuje zespół, wypełnia się wzajemnie oraz daje możliwość patrzenia na rzeczy przez różne pryzmaty.
3) Rozdzielenie ról i obowiązków – aby uniknąć chaosu i słabego funkcjonowania, ważne jest, żeby na starcie ustalić, kto pełni jaką funkcję, w tym także funkcję lidera, oraz rozdzielić obowiązki pod względem umiejętności i zasobów czasowych. Należy pamiętać o proporcjonalnym rozdzieleniu pracy, bez przytłaczania pewnych osób obowiązkami oraz bez pozostawiania innych bez większych zadań, gdyż nie wspomoże to ich rozwoju osobistego oraz zmniejszy motywację i chęci do pracy.
4) Budowanie komunikacji i połączeń między pracownikami – poczynając od zwykłego przedstawienia się, po wymienienie się adresami e-mail i telefonami, należy podejmować wszystkie możliwe kroki, aby ułatwić przepływ informacji między członkami zespołu oraz integrację. Korzystne mogą być spotkania integracyjne czy szkolenia z zakresu efektywnej komunikacji. Podjęcie takich działań na starcie niezwykle pozytywnie wpłynie na budowę zaufania i funkcjonowanie zespołu.
5) Monitorowanie i kontrola – aby upewnić się, że wszystko przebiega w zespole jak powinno, wskazane jest, aby co jakiś czas przeprowadzać rewizję pracy, jaką wykonują członkowie oraz dotychczasowych osiągnięć. Dobrze jest ustalić to już na początku formowania zespołu. Po każdej rewizji ważne jest, by zdać każdemu z członków odpowiedni feedback nt. osiągnięć, słabszych stron oraz aspektów, które wymagają poprawy.
Chcesz wziąć udział w szkoleniu, na którym dowiesz się, jak być dobrym managerem?
Efektywna komunikacja w pracy zespołowej
Aby zespół był zmotywowany i silny, efektywna komunikacja oraz uznanie dla każdego z członków są kluczowymi czynnikami. Ludzie są od siebie niezwykle różni. Wykorzystanie najlepszych stron i umiejętności każdego z pracowników oraz jasna, otwarta komunikacja stanowią przepis na udany zespół.
1) Jasne, otwarte wyrażanie swoich opinii oraz poglądów – jest to najbardziej oczywisty oraz najbardziej istotny czynnik w komunikacji między członkami zespołu. Zespół powinien stworzyć środowisko, w którym każdy członek będzie czuł się wystarczająco komfortowo, żeby wyrazić swoje zdanie oraz postarać się, aby komunikaty były klarowne i zrozumiałe dla wszystkich.
2) Feedback – podstawą komunikacji jest dawanie sobie wzajemnego feedbacku. Ważne jest, aby opinia zwrotna była konstruktywna i faktycznie pomocna oraz aby nie skupiała się na słabych stronach, lecz także na tych pozytywnych. Należy pamiętać, że feedback ma być budujący, a nie demotywujący. Jeśli chodzi o przyjmowanie feedbacku, ważne jest, żeby być na to psychicznie nastawionym i gotowym.
3) Wybranie preferowanej formy komunikacji – jest to ważny aspekt, szczególnie w okresie pracy zdalnej. Ważne jest też to, by pamiętać, że różne sytuacje wymagają różnych form komunikacji – w przypadku pracy zdalnej wideokonferencje uznawane są za najbardziej efektywną formę, gdyż pracownicy mają okazję widzieć się twarzą w twarz. Z kolei pisanie maili, mimo że jest to niewątpliwie najbardziej popularna forma przekazu, może okazać się nieprecyzyjne i może nie przekazywać poprawnie komunikatu.
4) Umiejętne słuchanie – to fundament nie tylko komunikacji w zespole, ale komunikacji z każdym w naszym życiu. Gdy słucha się współpracownika w zespole, ważne jest, by ewidentnie wykazywać zainteresowanie i wsłuchiwać się w to, co druga strona ma do powiedzenia, bez przerywania czy wtrącania. Poza tym, dopytywanie i doprecyzowywanie w celu upewnienia się, czy poprawnie odebrało się komunikat jest niezwykle istotne.
5) Szczerość – jest kluczem do budowania zaufania w zespole. Szczere wyrażanie swoich poglądów i opinii, nawet jeśli miałyby nie spodobać się pozostałym członkom, jest najbardziej efektywnym sposobem na poprawną komunikację. Ponadto istotne jest, aby nie zatajać informacji, gdyż może to wzbudzać poczucie podejrzliwości w zespole. Należy również brać odpowiedzialność za swoje błędy – pokazuje to współpracownikom, że jest się odpowiedzialnym członkiem zespołu.
Sposoby wzmacniania zespołu
Wielu pracowników cierpi z powodu słabej komunikacji, braku zaufania i zaangażowania.
Wzmacnianie zespołu w pracy (ang. team consolidation) oraz poprawa pracy zespołowej, to także priorytety dla większości pracodawców – 3 na 4 uważa pracę zespołową wśród swoich pracowników za niezwykle ważną.
1) Poprawna komunikacja – członkowie zespołu nie zawsze muszą się co do każdej kwestii ze sobą zgadzać, ale odpowiedni sposób komunikacji pomoże zapobiec zbędnym konfliktom. Kluczowymi zasadami są jasne wyrażanie swoich komunikatów oraz uważne słuchanie, gdy inni pracownicy mówią, a także dopytywanie i konsultowanie w przypadku, kiedy zdarzą się nieporozumienia.
2) Ustalenie zasad zespołu – nawet w najmniejszym, kilkuosobowym zespole, zasady są kluczowe, aby praca przebiegała jasno, co w zamian poprawi funkcjonowanie i produktywność zespołu. Co ważne i oczywiste, zasady powinny być ustalone i zatwierdzone przez wszystkich członków zespołu, a nie odgórnie.
3) Wybranie lidera – aby w zespole nie panowała anarchia, kluczowe jest wybranie osoby, która będzie przewodniczyć. Ważne jest, żeby jasno określić rolę i funkcje lidera. Odpowiednia organizacja ma niezwykle istotny wpływ na atmosferę i funkcjonowanie zespołu.
4) Wynagradzanie – pracownicy, którzy są wynagradzani za swoją pracę i sukcesy, są wg wielu badań szczęśliwsi oraz bardziej chętni do pracy. Ustalenie i wdrożenie systemu nagród (np. w postaci premii, wyjazdów, osobistych podziękowań, nagród materialnych czy imprez/spotkań w celu świętowania sukcesów) poprowadzi do silniejszego, bardziej zmotywowanego zespołu.
5) Ustalenie celu zespołu – zespół, w którym członkowie nie są pewni, co dokładnie jest jego celem oraz jaki jest cel jego istnienia będzie bardzo niezmotywowany i rozproszony. Określenie celu/celów oraz priorytetów da poczucie determinacji pracownikom oraz poczucie satysfakcji, gdy cel zostanie osiągnięty.
