Wymagana dokumentacja maszyny starej, czyli wyprodukowanej i wprowadzonej do obrotu przed 1.05.2004 r. (przed wejściem Polski do UE), to często temat zaniedbany w wielu firmach. Wynika to z braku wiedzy lub też wysokich kosztów związanych z odtworzeniem albo uzupełnieniem niekompletnej dokumentacji. O jaką dokumentację należy zadbać w przypadku starej maszyny i w jaki sposób można ją pozyskać?
Niezbędna dokumentacja maszyny — jaka jest wymagana?
O tym, jakie niezbędne wymagania muszą spełniać maszyny, przeczytamy w Rozporządzeniu z dnia 30 października 2002 r. w sprawie minimalnych wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy w zakresie użytkowania maszyn przez pracowników podczas pracy.
W Rozdziale 5. Rozporządzenia, mówiącym o współdziałaniu pracodawcy z pracownikami w celu zapewnienia bezpieczeństwa przy użytkowaniu maszyn, znajdują się wytyczne co do tego, jaką dokumentację musi zapewnić pracodawca. Pracodawca powinien też zapewnić pracownikom dostęp do informacji. Do tych informacji wliczają się pisemne instrukcje, które dotyczą użytkowania maszyny.
Zgodnie z §30 pkt. 2, instrukcje powinny zawierać co najmniej informacje dotyczące bhp w zakresie warunków użytkowania maszyny, występowania sytuacji nietypowych, możliwych do przewidzenia, a także praktyki użytkowania tej maszyny. Ponadto instrukcje powinny być zrozumiałe dla tych pracowników, którzy będą korzystać z maszyny.
Maszyny stare nie muszą posiadać deklaracji zgodności WE oraz oznakowania CE. Natomiast niezbędne będą takie elementy, jak:
- wspomniana wyżej instrukcja obsługi maszyny,
- schematy elektryczne, pneumatyczne, hydrauliczne, (oczywiście w zależności od układów w maszynie),
- rysunki techniczne,
- plan konserwacji.
Dodatkowo opcjonalnie maszyny stare mogą posiadać również katalog części zamiennych.
Powyższa dokumentacja powinna zostać dostarczona wraz z maszyną. Niestety często bywa tak, że na maszynie nie ma nawet tabliczki, a całą dokumentację trzeba odtwarzać od zera.
Instrukcja obsługi maszyny — czy musi być po polsku?
O instrukcjach użytkowania maszyn mówi wspomniane wyżej Rozporządzenie. W § 30 pkt. 3 znajduje się zapis, który informuje, że „instrukcje powinny być zrozumiałe dla pracowników, których dotyczą”. Jak jednak należy interpretować ten zapis? Zrozumiała instrukcja to taka, która jest napisana w języku zrozumiałym dla odbiorcy. Chodzi tu nie tylko o język, jakim posługuje się operator bądź serwisant, ale także o to, by instrukcja napisana była przy użyciu zrozumiałego, prostego słownictwa.
W przypadku nowych maszyn, wymagania dotyczące instrukcji są już napisane bardziej konkretnie. Zawarto je w § 58 Rozporządzenia z dnia 21 października 2008 r.w sprawie zasadniczych wymagań dla maszyn.
Zgodnie z Rozporządzeniem, istnieje obowiązek dołączenia do maszyny dokumentacji w języku polskim, jeżeli maszyna ta jest wprowadzona do obrotu lub oddana do użytku w naszym kraju.
Zapewnij bezpieczeństwo pracy przy maszynach w firmie. Zorganizuj szkolenie
Dokumentacja maszyn i urządzeń — co jeszcze powinien zapewnić pracodawca?
Powyższe wymagania to jeszcze nie wszystko, co pracodawca powinien zagwarantować w zakresie wymaganej dokumentacji dla maszyn. Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca musi zapewnić, aby stosowane maszyny oraz inne urządzenia techniczne w firmie zapewniały bezpieczne i higieniczne warunki pracy, w szczególności zabezpieczały pracownika przed urazami, działaniem niebezpiecznych substancji chemicznych, porażeniem prądem elektrycznym, nadmiernym hałasem, działaniem drgań mechanicznych i promieniowania oraz szkodliwym i niebezpiecznym działaniem innych czynników środowiska pracy.
Potwierdzenie spełnienia powyższych obowiązków powinno zostać przedstawione w poniższych dokumentach:
- protokół przeprowadzenia oceny spełnienia wymagań minimalnych maszyny (wykonuje się po zainstalowaniu maszyny a przed oddaniem do użytku zwane kontrolą wstępną),
- protokół okresowej kontroli wykonywanej cyklicznie zgodnie ze wskazówkami producenta,
- protokół specjalnej kontroli będącej wynikiem:
– prac modyfikacyjnych,
– zjawisk przyrodniczych,
– wydłużonego czasu postoju maszyny,
– niebezpiecznych uszkodzeń oraz wypadków przy pracy,
- badania środowiska pracy (poziom emisji hałasu, pyły, wibracji, promieniowania, jeśli zaistniało podejrzenie przekroczenia dopuszczalnych wartości, natężenia oświetlanie na stanowisku operatora maszyny),
- instrukcję BHP przy obsłudze maszyny. Należy tutaj dodać, że instrukcja ta powstaje na podstawie instrukcji obsługi. Niestety sporo osób myli jedno z drugim albo uważa, że to ten sam dokument.
Warto wspomnieć, że stare maszyny często są modernizowane i doposażane, co wiąże się z aktualizacją dokumentacji. Niestety często się o tym zapomina albo nie bierze pod uwagę kosztów z tym związanych przy szacowaniu kosztów całego przedsięwzięcia.
Dokumentacja maszyny – co zrobić, gdy jej nie mamy?
Wiemy już, jaką dokumentację starej maszyny powinniśmy posiadać. Co jednak w zrobić, gdy tej dokumentacji nie ma? W takiej sytuacji pozostają nam dwie rzeczy:
- pozyskanie dokumentacji bezpośrednio od producenta maszyny,
- wynajęcie specjalistycznej firmy, która wykona dokumentację maszyny od zera.
W tym miejscu warto wspomnieć, że jeżeli maszyna jest zmodyfikowana, producent raczej nie zaktualizuje do niej dokumentacji. Często okazuje się także, że firma już nie istnieje lub nie wiemy, kto jest producentem maszyny.
W przypadku zlecenia wykonania dokumentacji specjalistycznej firmie, mamy pewność, że będzie ona kompletna i zgodna z obowiązującym na terenie kraju prawem. Podejmując współpracę z SQD Alliance możesz liczyć na kompleksową usługę w zakresie bezpieczeństwa maszyn. Nie tylko pomagamy w kwestii wykonania dokumentacji, tworząc instrukcje obsługi, ale również dokonujemy oceny zgodności maszyny z wymaganiami zasadniczymi, oraz oceny ryzyka dla maszyn na etapie ich projektowania i wymagań. Zajmiemy się także szkoleniami dedykowanymi dla operatorów i pracowników utrzymania ruchu, by tym lepiej zadbać o bezpieczeństwo w Twojej firmie.
Jeżeli na terenie Twojego zakładu pracy są użytkowane stare maszyny, które nie posiadają wymaganej dokumentacji, skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci w uzupełnieniu dokumentacji i sprawdzimy, czy maszyna spełnia minimalne wymagania.
