W 2020 roku, wraz z początkiem pandemii, wielu pracowników stanęło przed nowymi wyzwaniami dotyczącymi wykonywania pracy zdalnej. Wymagało to przystosowania się do nowych warunków zarówno od pracodawców, jak i całych zespołów. Dotychczasowe przepisy dotyczące zatrudniania pracowników w formie telepracy okazały się niewystarczające. 7 kwietnia 2023 r. wchodzą w życie nowe uregulowania, zawarte w Kodeksie pracy. Jak zmieni się praca zdalna w 2023 roku? Jakie nowe obowiązki nakładają na pracodawcę znowelizowane przepisy Kodeksu pracy?
Zasady wykonywania pracy zdalnej – kiedy pracownik może wykonywać obowiązki poza firmą?
Uchylany wraz z wejściem w życie nowelizacji Kodeksu pracy rozdział II b, dotyczący zatrudniania pracowników w formie telepracy wskazywał, że uzgodnienie między stronami umowy o pracę tego, że praca świadczona będzie zdalnie może nastąpić zarówno przy zawieraniu umowy o pracę, jak i w trakcie zatrudnienia. Takie same zasady panować będą przy uzgodnieniach dotyczących pracy zdalnej po wejściu w życie nowelizacji. Dodaje się natomiast paragraf 3, w którym mowa o pracy zdalnej na polecenie pracodawcy. Zgodnie z nowymi przepisami obowiązującymi od 7 kwietnia 2023 roku, pracownik może wykonywać pracę zdalnie na polecenie pracodawcy:
- w okresie obwiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
- w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej
jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Zasady wykonywania pracy zdalnej – jak przebiega uzgodnienie wykonywania pracy w trybie zdalnym?
Czy w firmie niezbędne będzie opracowanie regulaminu pracy zdalnej? Według zmian w Kodeksie pracy, zasady pracy zdalnej powinny zostać określone, w zależności od firmy, w:
- porozumieniu pomiędzy pracodawcą a organizacją związkową, bądź organizacjami związkowymi,
- regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników.
Jeżeli nie zawarto porozumienia ani nie opracowano regulaminu, pracodawca musi określić te zasady w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, albo w porozumieniu z konkretnym pracownikiem, który ma wykonywać pracę zdalnie.
Okazjonalna praca zdalna – ile dni przysługuje pracownikowi?
Pracownik nie musi pracować wyłącznie w trybie zdalnym lub stacjonarnie w zakładzie pracy. Dopuszczalna jest bowiem także praca hybrydowa. Zgodnie z nowymi zapisami prawa, możliwa jest praca zdalna okazjonalna w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni kalendarzowych. Wykonywanie okazjonalnie pracy zdalnej będzie się obywało na wniosek pracownika złożony w formie papierowej bądź elektronicznej.
Kiedy pracodawca może cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej?
Co jednak w przypadku, gdy pracodawca postanowi pracownikowi wykonującemu pracę zdalną cofnąć takie polecenie? Oczywiście taka możliwość będzie. Wówczas pracodawca musi jednak cofnąć polecenie z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem. Istnieje także sytuacja, w której pracodawca niezwłocznie wycofa polecenie pracy w trybie zdalnym. Dzieje się tak wtedy, gdy warunki lokalowe i techniczne pracownika ulegną zmianie, uniemożliwiając mu wykonywania pracy zdalnej. Powinien on wówczas niezwłocznie poinformować o tym pracodawcę, który z kolei cofnie pozwolenie.
Czyj wniosek w zakresie trybu pracy zdalnej pracodawca musi uwzględnić?
Istnieje grupa pracowników, której wnioski dotyczące pracy zdalnej pracodawca musi uwzględnić. W tej grupie znajdują się osoby, chronione przez polskie prawo, dla których praca w trybie stacjonarnym może być uciążliwa lub wręcz niemożliwa do wykonywania w ich obecnej sytuacji. Są to:
- kobiety w ciąży,
- osoby wychowujące dziecko, które nie ukończyło jeszcze 4 roku życia,
- osoby sprawujące opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym,
- osoby posiadające orzeczenie o niepełnosprawności lub znacznym stopniu niepełnosprawności.
Czy pracodawca może odmówić wykonywania pracy zdalnej pracownikom?
Pracodawca może rzecz jasna swojemu pracownikowi odmówić pracy w trybie zdalnym. Możliwe jest to także w przypadku pracowników, których wnioski musi rozważyć. W przypadku ww. grupy takich osób, pracodawca może odmówić pracy zdalnej ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy, jaką wykonuje pracownik. Należy jednak pamiętać, że pracodawca musi w takiej sytuacji powiadomić pracownika o przyczynach odmowy w terminie do 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku. Powiadomienie o przyczynach może być przesłane w formie papierowej bądź elektronicznej.
Obowiązki pracodawcy w zakresie organizacji pracy zdalnej – Kodeks pracy 2023
Tak samo, jak w przypadku uchylanych z dniem 7 kwietnia 2023 roku przepisów dotyczących telepracy, pracodawca ma w związku z pracą zdalną pracowników obowiązki dotyczące zapewnienia im odpowiedniego sprzętu, a także jego serwisowania. Jakie obowiązki związane z zapewnieniem pracownikowi narzędzi pracy ma wobec tego pracodawca w obliczu nowelizacji Kodeksu pracy?
Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną narzędzi pracy
W ramach organizacji pracy zdalnej, pracodawca ma obowiązek zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania obowiązków. Wśród narzędzi pracy znajdują się także urządzania techniczne, a więc np. laptop, komputer stacjonarny, telefon. Dodatkowo pracodawca zapewnia także instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy pracownika zdalnego, w tym urządzeń technicznych, które są niezbędne do wykonania pracy lub też pokrywa niezbędne koszty z tym związane. Do obowiązków pracodawcy należy również zapewnienie pracownikowi zdalnemu pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych (np. internet, abonament telefoniczny), które są pracownikowi niezbędne do realizacji jego obowiązków.
Pracodawca ma obowiązek pokryć także inne koszty niż te wymienione powyżej, a również związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zgodnie z zapisami Kodeksu pracy, zwrot takich kosztów został określony w porozumieniach i regulaminach, o których mowa w ustawie.
Szkolenia niezbędne w przypadku pracy zdalnej
Przepisy regulujące pracę zdalną określają także fakt, że pracodawca powinien zapewnić pracownikowi wykonującemu obowiązki zdalnie szkolenia oraz pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy w takim trybie. Kwestia szkoleń to ważny temat w obszarze ochrony danych osobowych. Pracodawca powinien wobec tego określić procedury ochrony danych osobowych przy wykonywaniu pracy zdalnej, a także, w miarę potrzeby, powinien przeprowadzić w tym zakresie instruktaż i szkolenie dla pracowników.
Wśród niezbędnych szkoleń, koniecznych bez względu na to, czy praca wykonywana jest stacjonarnie, czy też zdalnie, znajdują się szkolenia bhp. Tryb pracy zdalnej nie zwalnia bowiem pracownika z odbycia wstępnego szkolenia bhp przed tym, nim podejmie pracę u danego pracodawcy. Pracodawca z kolei, zgodnie z Kodeksem pracy, nie może dopuścić do wykonywania obowiązków osoby, która takiego przeszkolenia nie przeszła. Na szczęście w takiej sytuacji, przy przyjmowaniu pracownika na stanowisko administracyjno-biurowej, szkolenie może być w całości przeprowadzone za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Świetnie sprawdzą się tutaj szkolenia bhp online oraz szkolenie e-learningowe bhp.
Kontrola pracy zdalnej – jak powinna wyglądać?
Pracodawca po nowelizacji KP, nadal ma oczywiście prawo do tego, by sprawdzić, czy pracownik wykonuje pracę zdalną w sposób prawidłowy. Kontrola odbywa się przy tym na zasadach ustalonych z pracownikiem. Podczas kontroli wykonywania pracy może on skontrolować pracownika w zakresie:
- przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
- przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.
Jak przeprowadzać kontrolę, by była zgodna z prawem? Zgodnie z nowelizacją, kontrolę pracownika zdalnego przeprowadza się:
- w porozumieniu z pracownikiem,
- w miejscu wykonywania pracy zdalnej,
- w godzinach pracy pracownika.
Niedopuszczalne zatem będzie przeprowadzenie kontroli bez wcześniejszego poinformowania pracownika lub np. po godzinach jego pracy. Jeżeli pracodawca chce skontrolować warunki pracy zdalnej pracownika i przestrzeganie przez niego zasad pracy, musi zrobić to w godzinach, w których pracownik zgodnie z regulaminem pracy, wykonuje swoje obowiązki.
Jedną z ważnych zasad przeprowadzania kontroli jest także fakt, że pracodawca nie może naruszać podczas jej wykonywania prywatności pracownika i innych osób. Kontrola nie może także stanowić utrudnienia korzystania z pomieszczeń domowych pracownika zgodnie z ich przeznaczeniem.
Kontrola w zakresie pracy zdalnej – co w sytuacji, gdy występują uchybienia?
Jeżeli pracodawca stwierdzi podczas kontroli pracownika zdalnego jakiekolwiek uchybienia w zakresie przestrzegania zasad pracy, może zadziałać na dwa sposoby. Pierwszym z nich będzie oczywiście zobowiązanie pracownika do tego, by we wskazanym terminie usunąć dostrzeżone nieprawidłowości. Drugim z kolei cofnięcie zgody na wykonywanie pracy zdalnej. Jeśli dojdzie do wycofania zgody na pracę zdalną, pracownik, w terminie określonym przez przełożonego, rozpoczyna pracę na terenie zakładu pracy.
Z uwagi na fakt, że praca zdalna stała się obecnie stałym elementem wielu polskich firm, zmiany w przepisach były nieuniknione. Doprecyzowanie przepisów związanych z regulacjami w zakresie możliwości pracy zdalnej, niezbędnych regulaminów i zasad kontroli pomoże uporządkować ten obszar w organizacjach.
Dla wielu pracodawców nowe uregulowania stanowią jednak spore wyzwanie w obszarze organizacji pracy pracowników oraz opracowania właściwej dokumentacji. Jeżeli Twoja firma potrzebuje pomocy w tym zakresie i chcesz dowiedzieć się więcej o zmianach w Kodeksie pracy, skontaktuj się z nami. Nasz specjalista pomoże Ci dobrać odpowiednie narzędzia i szkolenia. dzięki którym kwestie związane ze zmianami w prawie zostaną unormowane w Twojej organizacji.
