Już za chwilę minie rok, odkąd zaczęły obowiązywać nowe Zasady certyfikacji. Zanim jednak nowe „Rulsy” weszły w życie z dniem 1 stycznia 2025 roku, organizacja IATF wydała w listopadzie 2024 roku 17 zatwierdzonych interpretacji, które zaczęły obowiązywać od stycznia 2025 roku.
W ramach przypomnienia: SI, czyli zatwierdzona interpretacja, zmienia interpretację zasady lub wymagania, stając się następnie podstawą ustalenia niezgodności.
Zasady certyfikacji są wydane przez organizację IATF – International Automotive Task Force i są obowiązujące dla każdej jednostki certyfikującej zaangażowanej w działania certyfikacyjne IATF 16949, jak również dla zleceniodawców.
Kim jest zleceniodawca?
Zgodnie z definicją przytoczoną w rozdziale 1 Zasad certyfikacji:
„Zleceniodawca” oznacza organizację ubiegającą się lub zakontraktowaną z jednostką certyfikującą, w celu uzyskania lub utrzymania certyfikatu IATF 16949 w ramach jednej lub więcej struktur certyfikacji, w tym wszystkie odpowiednie zakłady produkcyjne oraz, w stosownych przypadkach, wszystkie ich odpowiednie zamiejscowe lub samodzielne zamiejscowe jednostki wspomagające.
W rozdziale 1 wyjaśniono również, jakie są dopuszczalne struktury certyfikacji, jak i przytoczono definicje, takie jak:
- pojazdy samochodowe,
- wyroby motoryzacyjne,
- klient motoryzacyjny,
- zamiejscowa jednostka wspomagająca (RSL),
- inne.
Zakres Zasad certyfikacji
Tym samym w Zasadach certyfikacji znajdziemy wytyczne m.in. dla:
- jednostek certyfikujących
(realizowanie auditów wewnętrznych, auditów nadzorczych, wymagania dla SZJ jednostki certyfikującej, wymagania dotyczące zachowania bezstronności), - umowy zawartej pomiędzy jednostką certyfikującą a zleceniodawcą,
- zasobów jednostki certyfikującej, w tym wymagania dla auditorów trzeciej strony.
- auditowania – i te wymagania wydają się być najciekawsze dla certyfikowanych zakładów,
- wniosku o certyfikację, jak i auditu certyfikacyjnego,
- auditów specjalnych, auditów transferu,
- rozpoczęcia procesu cofnięcia certyfikatu.
Nowe Zasady certyfikacji nie tylko uszczegóławiają te i inne wymagania, ale podają również przykłady zastosowania, jak i definicje przywołane w rozdziale 1 oraz rozdziale 10.
Interpretacje, pytania i odpowiedzi IATF
Ponieważ Zasady certyfikacji wydają się stwarzać pewne trudności w interpretacji wymagań, organizacja IATF na bieżąco udziela odpowiedzi stronom zainteresowanym.
Po raz pierwszy IATF wystosował oficjalną prezentację w lipcu 2024 roku (po rozpoczęciu w marcu 2024 r. sprzedaży Zasad certyfikacji), zawierającą wszystkie pytania dotyczące 6. edycji zasad złożone przez jednostki certyfikujące, odpowiedzi na pytania, jak i aktualizacje dotyczące zmian w 6. edycji zasad wprowadzonych do baz danych IATF, IATF CARA oraz ADP.
Wyjaśniono w niej również, że w Zasadach certyfikacji znaleziono błędy, które zostaną poprawione i wydane w formie zatwierdzonych interpretacji – opublikowanych w listopadzie 2024 roku na stronie IATF.
Link do prezentacji Rules 6th Q&A Document – zawierającej odpowiedzi znajduje się na stronie IATF.
EMS – oddalone miejsce wytwarzania
Z racji tego, iż w nowych Zasadach certyfikacji pojawiło się sporo nowych wymagań w odniesieniu do EMS – Oddalonego Miejsca Wytwarzania, w prezentacji Rules 6th Q&A Document znalazły się również odpowiedzi na pytania w tym zakresie.
W ramach wyjaśnienia warto wspomnieć wymaganie Zasad certyfikacji dotyczące dozwolonej struktury certyfikacji, czyli sytuacji pojedynczego zakładu produkcyjnego z oddalonym miejscem wytwarzania. Wymaganie to brzmi, iż EMS powinno znajdować się w odległości:
- dziesięciu (10) mil / szesnastu (16) kilometrów,
- i nie więcej niż sześćdziesięciu (60) minut jazdy od głównego zakładu produkcyjnego.
Jedno z zadanych pytań brzmiało:
Czy jeśli zleceniodawca nieznacznie przekracza wymagania, np. 11 mil lub 65 minut, to nie można tego uznać za EMS?
Organizacja IATF odpowiedziała jednoznacznie: nie, nie można.
Prezentacje Q&A i zatwierdzone interpretacje
Pytania, które spłynęły do organizacji IATF, znajdują się w dwóch prezentacjach dostępnych na stronie IATF. Obejmują one pytania dotyczące prawie każdego rozdziału Zasad certyfikacji wraz z udzielonymi odpowiedziami:
- prezentacja z lipca 2024 roku – 243 slajdy,
- prezentacja z listopada 2024 roku – 94 slajdy.
Oprócz dokumentów Q&A, na stronie IATF znajdują się również SI do Zasad certyfikacji.
Zmiany w SI – listopad
W ostatnim czasie – w listopadzie – wydane wcześniej SI uległy zmianom. Pojawiły się nowe SI, a także zmieniono istniejące:
- SI 8 – zmieniona, obowiązująca od kwietnia 2026 r.
- SI 12 – zmieniona, obowiązująca od listopada 2025 r.
- SI 19 – nowa, obowiązująca od listopada 2025 r.
- SI 20 – nowa, obowiązująca od kwietnia 2026 r.
- SI 21 – nowa, obowiązująca od listopada 2025 r.
SI 8 dotyczy pkt 5.10 „Raportowanie z auditu”. Zmiana polega na wykreśleniu wymagania umożliwiającego łączenie zakładu produkcyjnego i jego samodzielnej zamiejscowej jednostki wspomagającej w jedno sprawozdanie z auditu IATF CARA.
SI 12 dotyczy pkt 7.1 „Audit transferu” i polega na dodaniu wymagania, iż audit transferu powinien odbyć się w dopuszczalnym terminie i zostać potwierdzony nie później niż dziewięćdziesiąt (90) dni kalendarzowych przed terminem auditu.
Nowo wydane SI 19–21 dotyczą kolejno:
- struktury podmiotu prawnego (pkt 2.1.1), dodając wymagania dotyczące większościowego udziału jednostki certyfikującej lub jej podmiotu korporacyjnego,
- planu auditu (pkt 5.7.2), które to wykreśla wymaganie: „Jednostka certyfikująca może opracować plan auditu, który łączy zakład produkcyjny i jego SA-RSL, gdy jednostki te są auditowane razem w ramach jednego (1) auditu w ciągu kolejnych dni roboczych”,
- wewnętrznych auditów systemu jednostki certyfikującej (pkt 2.6), zmiana polegająca na niewielkiej poprawce sformułowania dotyczącego: „zapisów dotyczących zarządzania niezgodnościami”.
Dlaczego tak wiele zmian?
Użytkownicy Zasad certyfikacji często pytają, dlaczego nowo wydany podręcznik zawiera tyle zmian już w momencie publikacji lub dlaczego w ogóle pojawia się tak wiele zmian do Zasad certyfikacji czy standardu IATF 16949 obowiązującego od 2016 roku.
Odpowiedź jest prosta. Zmieniają się wymagania w branży motoryzacyjnej, oczekiwania stron zainteresowanych, wymagania OEM-ów, a czasem w publikacjach pojawiają się błędy. Dlatego organizacja IATF regularnie dokonuje przeglądu tych dokumentów i aktualizuje je w postaci SI lub udziela odpowiedzi na zadane pytania.
Audity strony trzeciej – nowe podejście
Na koniec chciałabym jeszcze raz przypomnieć, iż z dniem 1 stycznia nieco zmieniły się zasady przeprowadzania auditów strony trzeciej. W Zasadach certyfikacji pojawiło się sporo nowych oraz zaktualizowanych wymagań w tym zakresie. W rozdziale 5.8 Przeprowadzenie auditów pojawiły się m.in., takie wymagania jak zwinność zespołu auditującego czy zrozumienie obecnego systemu zarządzania jakością zleceniodawcy przez zespół auditujący.
Pojawiły się również nowe wymagania dotyczące systemowego rozwiązywania problemów – zespół auditujący powinien ocenić skuteczność procesu (procesów) rozwiązywania problemów u zleceniodawcy, w tym w szczególności: analizę przyczyn źródłowych, aktualizację powiązanej dokumentacji oraz sposób informowania odpowiedniego personelu o podjętych działaniach. Dlaczego jest to na tyle ważne, iż musi podlegać tak dogłębnej analizie? Ponieważ niezmiennie od lat, podczas auditów trzeciej strony, auditorzy stwierdzają niezgodności właśnie w tym obszarze.
Ostatnie dane dostępne na stronie IATF, w zakładce Statistics, ponownie wskazują, iż ponad 11% certyfikowanych organizacji otrzymało niezgodność krytyczną w odniesieniu do procesu rozwiązywania problemów. Wymagania w tym zakresie znajdują się w standardzie IATF 16949 w pkt 10.2.3. Prawda jest taka, że jeśli dany problem powraca do organizacji, oznacza to, iż uprzednio nie został on skutecznie rozwiązany. A ponieważ problemy wracają, organizacja IATF oczekuje, iż auditorzy strony trzeciej IATF uważniej przyjrzą się tym kwestiom w auditowanych organizacjach.
Kolejną istotną zmianą jest dodanie do Zasad certyfikacji wymagania w odniesieniu do zarządzania zmianami, gdzie zespół auditujący powinien ocenić skuteczność procesów organizacji w tym zakresie. Dlaczego jest to ważne? Analogicznie, jak w przypadku rozwiązywania problemów, wymagania dotyczące zarządzania zmianami zostały określone w standardzie IATF 16949, m.in. w pkt 8.3.6 oraz 8.5.6. Często wprowadzane zmiany – zarówno na etapie projektowania i rozwoju, jak i w produkcji seryjnej – nie są prawidłowo nadzorowane w organizacjach, co prowadzi do kolejnych problemów, zarówno u klienta, jak i na rynku. Zdarza się, iż klient nie został poinformowany o zmianach bądź zmiana nie uwzględnia najnowszych wymagań własnych, korporacyjnych lub klienta. Dlatego w przypadku, gdy zmiany są związane z wyrobami lub procesami wytwarzania, zespół auditujący powinien zweryfikować, czy procesy zarządzania zmianą obejmują wzajemne oddziaływanie z klientami w odniesieniu do tych zmian oraz czy dokumentacja w organizacji odpowiednio je odzwierciedla.
Tym samym w rozdziale 5.8 pojawiło się wiele nowych wymagań i z pewnością każda certyfikowana organizacja miała już okazję być auditowana zgodnie z wymaganiami Zasad certyfikacji – wydanie 6. Niemniej jednak pragnę jeszcze przypomnieć zmienione wymagania w odniesieniu do zarządzania niezgodnościami.
Zarządzanie niezgodnościami
W pkt 5.11 Zarządzanie niezgodnościami skrócono okres na przedłożenie odpowiedzi przez zleceniodawcę – obecnie wynosi on 15 dni kalendarzowych w odniesieniu do niezgodności krytycznych. Na uwagę zasługuje jednak fakt, iż jeżeli ta 15-dniowa odpowiedź zostanie odrzucona przez jednostkę certyfikującą (np. z uwagi na niewystarczającą analizę przyczyn źródłowych, nieprawidłowe działania korygujące, błędne daty lub inne nieprawidłowości), to zgodnie z pkt 5.11.3 jednostka certyfikująca powinna zażądać od zleceniodawcy przedłożenia akceptowalnej odpowiedzi na niezgodność w ciągu maksymalnie kolejnych 15 dni kalendarzowych. Jeżeli to nie nastąpi, w docelowej konsekwencji istniejący certyfikat powinien zostać natychmiast wycofany.
W tym miejscu chciałabym podkreślić, jak istotna jest skuteczna analiza otrzymanej na audicie niezgodności. Analiza ta powinna obejmować: wdrożone działania natychmiastowe, zastosowane korekcje, analizę przyczyn źródłowych wraz z używaną metodą oraz plan systemowych działań korygujących. W tym obszarze nie ma miejsca na przypadkowe informacje. Dla każdej stwierdzonej niezgodności organizacja powinna przeprowadzić dogłębną analizę, dlaczego problem wystąpił oraz, w jaki sposób można trwale zapobiec jego ponownemu wystąpieniu.
Powyższe zagadnienia zostały przedstawione w dużym skrócie. Niemniej jednak warto pamiętać, iż nowo wydany podręcznik, taki jak Zasady certyfikacji, ulega i będzie ulegał kolejnym zmianom, co oznacza, że zasadne jest bieżące śledzenie pojawiających się SI oraz FAQ do treści Zasad. To samo dotyczy standardu IATF 16949, obowiązującego od 2016 roku, do którego również opublikowano nowe zatwierdzone interpretacje:
- SI 23 – poprawiona i ponownie wydana w listopadzie 2025 r., obowiązująca od listopada 2025 r.,
- SI 27–30 – wydane w listopadzie 2025 r., obowiązujące od listopada 2025 r.
Podsumowanie
Zasady certyfikacji – wydanie 6 jasno pokazują kierunek, w którym zmierza system SZJ pod kątem zgodności z wymaganiami standardu IATF 16949: od formalnej zgodności w stronę realnej skuteczności procesów. IATF coraz wyraźniej oczekuje, że organizacje nie tylko „posiadają” system zarządzania jakością, ale potrafią go stosować w praktyce – szczególnie w obszarach rozwiązywania problemów, zarządzania zmianami i reagowania na niezgodności.
Liczba zatwierdzonych interpretacji, dokumentów Q&A oraz skracanie terminów reakcji na niezgodności pokazują, że tolerancja dla nieskutecznych działań systemowych systematycznie maleje. Jest to bezpośrednio związane z dynamicznymi zmianami w branży motoryzacyjnej: transformacją technologiczną, elektryfikacją, presją kosztową, niestabilnością łańcuchów dostaw oraz rosnącymi wymaganiami klientów OEM.
W tym kontekście audity strony trzeciej stają się narzędziem weryfikacji rzeczywistej dojrzałości organizacji, a nie jedynie formalnym potwierdzeniem zgodności z normą/standardem. Organizacje, które nie nadążają za zmianami w wymaganiach IATF, narażają się dziś nie tylko na niezgodności, ale również na utratę certyfikatu – a tym samym wiarygodności w łańcuchu dostaw.
Dlatego śledzenie zmian w Zasadach certyfikacji, zatwierdzonych interpretacji oraz komunikatów IATF nie jest już opcją, lecz koniecznością dla każdego związanego z branżą motoryzacyjną.
Skróty stosowane w artykule:
- Zasady certyfikacji, czyli Wytyczne do certyfikacji na zgodność ze standardem IATF 16949. Zasady uzyskania i utrzymania uprawnień IATF -wydanie szóste z 1 stycznia 2025 roku.
)
