Jakie wymagania musi spełnić auditor procesu VDA? Audit procesu wytwarzania zgodnie z VDA 6.3 2023

Biorąc pod uwagę najnowsze zmiany w podręczniku VDA 6.3 2023, należy zwrócić uwagę na jedną ze zmian dotyczącą wymagań dla auditorów procesu wytwarzania. Doprecyzowano mianowicie wymagania co do kwalifikacji, jakie powinien posiadać auditor procesu VDA. Jakie zmiany wprowadzono? Więcej na temat kryteriów wg standardu VDA 6.3, zawierających wytyczne do kwalifikacji auditorów, przeczytasz w naszym artykule.

Wymagania wobec osoby mającej uprawnienia do realizacji auditu procesu produkcji wyrobów

Audit dostarcza informacji, na podstawie których organizacja może doskonalić swoje wyniki działania. Warto zatem na spotkaniach najwyższego kierownictwa cyklicznie przedstawiać wyniki auditów wewnętrznych, SZJ czy procesów wytwarzania i wyrobu.
Z kolei kwalifikacje auditorów są niezbędnym wymaganiem do tego, by firma mogła zrealizować i osiągnąć cele auditu. Kwalifikacje tych osób dotyczące przeprowadzania auditów będą znacząco wpływały na wynik auditu, możliwość jego porównania oraz jego jakość. Kompetencje auditora należy oceniać – w celu ich zatwierdzenia, utrzymywania i doskonalenia – zgodnie z ustaloną i udokumentowaną procedurą organizacji.

Wymagania dla auditora wewnętrznego procesu – norma ISO 19011, standard IATF 16949:2016 i VDA

Zaleca się, aby osoba, która ma być auditorem posiadała cechy osobowościowe, pozwalające działać zgodnie z zasadami prowadzenia auditu procesu i wykazała zdolność do stosowania wiedzy i umiejętności, które są niezbędne do prowadzenia auditów.
Przy ustalaniu przez poszczególne organizacje kryteriów kwalifikacji dla auditorów należy uwzględnić poniższe wymagania minimalne, w tym zawartość ISO 19011, jak i specyficzne wymagania klienta oraz inne wymagania zewnętrzne.
Norma ISO 19011 przedstawia techniki oraz kulturę auditowania, dzięki której przy podejściu do tematu w należyty sposób, powinien zostać osiągnięty cel auditu. Norma mówi o zasadach prawidłowego auditowania, uwzględniając wśród nich przede wszystkim:

• rzetelność jako podstawę profesjonalizmu, uczciwość, sumienność i odpowiedzialność,
• stosowanie się do wymagań prawnych,
• bezstronność i kompetencje auditora procesu,
• uczciwe przedstawianie wyników auditu,
• obowiązek przedstawiania spraw dokładnie i zgodnie z prawdą,
• należytą staranność zawodową,
• pracowitość i rozsądek w auditowaniu,
• poufność bezpieczeństwa informacji,
• niezależność jako podstawę bezstronności auditu i obiektywności wniosków z auditu,
• podejście oparte na dowodach, racjonalna metoda uzyskiwania wiarygodnych i odtwarzalnych wniosków z auditu,
• systematyczny proces auditu.

Kompetentny auditor powinien pamiętać że dowód z auditu może być sporządzony w formie zapisu, dokumentu, stwierdzenia faktów, wniosku z poczynionych obserwacji, wniosku z rozmów, oświadczenia strony auditowanej, czy portale B2B klienta. W takiej samej formie sporządzić można przykłady kryteriów, do których odnoszą się niezgodności: normy, księgi zarządzania, udokumentowane informacje i dokumenty systemowe, umowy, zewnętrzne wymagania prawne, inne zewnętrzne wymagania, regulacje i ustalenia.

Wymagania standardu VDA i IATF

Oprócz wymagań do auditowania wg normy ISO 19011 znajdziemy wymagania w standardzie IATF 16949:2016, gdzie w punktach –7.2.3 & 7.2.4 standardu mowa o kompetencjach auditorów, przy uwzględnieniu wymagań z ISO 19011, 9001 oraz specyficznych wymagań klienta.

OEM, klient Volkswagen, w swoich specyficznych wymaganiach w  punktach 7.2.4/8.4.2.4.1 mówi o wymaganiu, zgodnie z którym audity procesu wytwarzania w całym łańcuchu dostaw muszą być realizowane zgodnie z Formel-Q-Capability przez certyfikowanych auditorów zgodnie z VDA 6.3.
Z kolei w Formel-Q-Konkret mówi o kolejnych wymaganiach wynikających z ustaleń jakościowych pomiędzy klientem a dostawcą TIER 1. Umowa jakościowa nakazuje stosowanie podręcznika referencyjnego do zarządzania projektem zgodnie z metodologią VDA MLA oraz zatwierdzenia wyrobu i procesu wg VDA 2. Z wymagań tych dowiemy się również jakich podręczników referencyjnych należy używać dla monitorowania zdolności procesu oraz jakie są pożądane przez klienta wartości wskaźników Cpk.

Wymagania w zakresie auditu procesu a kwalifikacje auditora wewnętrznego procesu VDA

Zaleca się, aby auditorzy byli niezależni od działań poddanych auditowi, gdy tylko jest to możliwe oraz by we wszystkich przypadkach działali w sposób wolny od uprzedzeń i konfliktu interesów. W przypadku małych organizacji, może nie być możliwe zachowanie przez auditorów wewnętrznych pełnej niezależności od auditowanych działań, jednakże zaleca się podjęcie wszelkich starań, aby wyeliminować stronniczość oraz zachęcić do obiektywności.

Auditorzy procesu muszą wykorzystywać swoje umiejętności zawodowe oraz zdolności do oceny z zachowaniem przepisów prawa oraz zasad uczciwości i rzetelności. Auditorzy procesu muszą rozwijać swoje kompetencje specjalistyczne i utrzymywać wiedzę oraz umiejętności w zakresie procedur auditowych, systemów zarządzania jakością, wyrobów i procesów, jak i specjalistycznych metod branżo­wych, procedur i odpowiednich standardów.
Kolejnym wymogiem jest wiedza w zakresie wymagań jakościowych dotyczących wyrobów i znajomość specyficznych ryzyk związanych z auditowanymi procesami i możliwymi skutkami dla produkowanych wyrobów.

Ponadto od auditora wymaga się, by w każdej chwili zachowywał się tak, aby nie szkodzić wizerunkowi i reputacji własnej organizacji. Auditorzy procesu mogą przyjmować tylko takie zlecenia, które nie prowadzą do konfliktu interesów, oraz te, które ze względu na posiadane kompetencje mogą zostać zrealizowane prawidłowo. Są także zobowiązani do zachowania w tajemnicy informacji poufnych, które uzyskają w trakcie czynności zawodowych. Auditor nie powinien też wyciągać pochopnych wniosków na podstawie pojedynczych przypadków czy wnosić dodatkowych osobistych lub domniemanych wymagań.

Należy zawsze pamiętać że jakość auditu w znacznym stopniu zależy od kompetencji auditorów związanych z wyrobem i procesem. Istnieją różne możliwości uzyskania lub zastosowania tej wiedzy w audicie. Realizowane jest to np. poprzez:

• włączenie ekspertów do oceny pytań specyficznych dla wyrobu i procesu, jeżeli te wykraczają poza wiedzę auditora procesu,
• przygotowanie auditora dzięki przeszukiwaniu literatury fachowej, forów online, standardów przemysłowych, jak i baz wiedzy,
• uzgodnienia z wewnętrznymi i zewnętrznymi ekspertami, wyciąganie wniosków z poprzednich auditów, ocena wyników auditów.

Wszystkie ustalenia z auditu należy udokumentować w sposób jasny i precyzyjny, poprzeć dowodami, przejrzeć w celu określenia, które z nich powinny być uznane i zgłoszone jako niezgodności. Zespół auditorów powinien upewnić się, że ustalenia są udokumentowane oraz poparte dowodami.
Wszystkie niezgodności powinny być przedstawione wraz z odniesieniem do kryteriów auditu oraz zostać potwierdzone przez kierownictwo auditowanej organizacji.

Auditor procesu VDA – kryteria według standardu VDA 6.3. i niezbędne szkolenia

Jakie są zatem kryteria zawierające wytyczne do kwalifikacji auditorów, zgodnie z wymaganiami podręcznika VDA? Poniżej zebraliśmy listę wymagań VDA dotyczących kompetencji auditora, niezbędnej wiedzy, którą powinni uzyskać uczestnicy szkoleń doskonalących umiejętności oraz niezbędnych szkoleń (gdzie celem szkolenia jest pozyskanie niezbędnych przy auditowaniu umiejętności i uprawnień).

1. Wewnętrzni auditorzy procesu:

Wymagane umiejętności z zakresu wiedzy specjalistycznej:

• znajomość ISO 19011,
• dobra znajomość narzędzi i metod jakościowych (Core tools),
• znajomość mających zastosowanie specyficznych wymagań klienta,
• znajomość odpowiednich wymagań systemów zarządzania jakością (np. IATF 16949, ISO 9001, VDA 6.1),
• wiedza specyficzna dla wyrobu i procesu w zakresie auditowanej technologii.

Potwierdzenie kwalifikacji:
Szkolenie VDA 6.3 zakończone pozytywnym wynikiem (zdany test/uzyskanie świadectwa kwalifikacji). Znajomość wymaganych narzędzi i metod jakościowych (Core tools).

Doświadczenie zawodowe:
Co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego (po 2 latach doświadczenia zawodo­wego można uwzględniać czas praktyk zawodowych), przy czym preferowane jest doświadczenie uzyskane w przedsiębiorstwach produkcyjnych przemysłu motoryzacyjnego, w tym co najmniej 1 rok doświadczenia w obszarach związanych z jakością.

2. Auditorzy dostawców

Wymagane umiejętności z zakresu wiedzy specjalistycznej:

• bardzo dobra znajomość narzędzi i metod jakościowych (np. SPC, VDA 5/MSA, FMEA, VDA RGA/APQP, VDA 2/PPAP, metoda 8D),
• znajomość procesów i metod rozwoju oprogramowania (o ile jest to wymagane),
• kwalifikacje auditora (prowadzenie rozmów, zarządzanie konfliktem, techniki auditowania),
• znajomość mających zastosowanie specyficznych wymagań klienta,
• znajomość odpowiednich wymagań systemów zarządzania jakością (np. IATF 16949, ISO 9001, VDA 6.1),
• wiedza specyficzna dla wyrobu i procesu w zakresie auditowanej technologii.

Potwierdzenie kwalifikacji:
Kwalifikacje auditora według ISO 19011 (np. kwalifikacja auditora VDA, auditor pierwszej/drugiej strony ISO 9001, IATF 16949 lub VDA 6.1). Znajomość wymaganych narzędzi i metod jakościowych (Core tools).
Szkolenie VDA 6.3 zakończone pozytywnym wynikiem (zdany test/uzyskanie świadectwa kwalifikacji). Kompetencje zastosowania wiedzy teoretycznej w praktyce, np. obserwacja podczas przeprowadzania auditu/procedura zatwierdzenia lub auditu nadzorczego (ang. witness).

Doświadczenie zawodowe:
Co najmniej 5 lat doświadczenia zawodowego (po 3 latach doświadczenia zawodo­wego można uwzględniać czas praktyk zawodowych), przy czym preferowane jest doświadczenie uzyskane w przedsiębiorstwach produkcyjnych przemysłu motoryzacyjnego, w tym co najmniej 2 lata doświadczenia w obszarach związanych z jakością.

3. Certyfikowani auditorzy procesu

Certyfikowani auditorzy procesu otrzymują po zaliczeniu ustnego egza­minu VDA 6.3 oficjalny certyfikat VDA. Są oni w stanie przeprowadzić na zlecenie jako usługodawcy niezależny audit trzeciej strony.

Wymagane umiejętności z zakresu wiedzy specjalistycznej:

• bardzo dobra znajomość narzędzi i metod jakościowych (np. SPC, VDA 5/MSA, FMEA, VDA, RGA/APQP, VDA 2/PPAP, metoda 8D),
• znajomość procesów i metod rozwoju oprogramowania (o ile jest to wymagane),
• kwalifikacje auditora (prowadzenie rozmów, zarządzanie konfliktem, techniki audi­towania),
• znajomość mających zastosowanie specyficznych wymagań klienta,
• znajomość odpowiednich wymagań systemów z zakresu zarządzania jakością (np. IATF 16949, ISO 9001, VDA 6.1),
• wiedza specyficzna dla wyrobu i procesu w zakresie auditowanej technologii.

Potwierdzenie kwalifikacji:
Kwalifikacje auditora według ISO 19011 (np. kwalifikacja auditora VDA, auditor pierwszej/drugiej strony ISO 9001, IATF 16949 lub VDA 6.1).
Znajomość wymaganych narzędzi i metod jakościowych.
Zaliczony egzamin z certyfikatem w ramach szkolenia VDA 6.3.
Kompetencje zastosowania wiedzy teoretycznej w praktyce, np. obserwacja pod­czas przeprowadzania auditu/procedura zatwierdzenia lub auditu nadzorczego (ang. witness).

Doświadczenie zawodowe:
Co najmniej 5 lat doświadczenia zawodowego (po 3 latach doświadczenia zawodo­wego można uwzględniać czas praktyk zawodowych), przy czym preferowane jest doświadczenie uzyskane w firmach produkcyjnych przemysłu motoryzacyjnego, w tym co najmniej 2 lata doświadczenia w obszarach związanych z jakością.

Autor:

Dominik Dytko – Trener/Konsultant/Auditor SQDA