Rotacja pracowników w firmie nie jest niczym niezwykłym. Co jakiś czas pracownicy odchodzą przecież z firmy, przenoszą się do innej pracy. Kiedy jednak rotacja w firmie jest coraz większa i mamy trudności z zatrzymaniem przy sobie dobrych specjalistów, może to oznaczać problemy wewnętrzne organizacji. Warto więc monitorować rotację pracowników, a także na bieżąco starać się reagować na zmieniające się potrzeby zespołu. Skąd bierze się nadmierna rotacja pracowników i jakie środki może podjąć pracodawca, by ją zmniejszyć?
Czy zbyt duża rotacja w firmie to także Twój problem? Pożądana a niepożądana rotacja pracowników
Zarówno dobrowolna – rotacja niepożądana, jak i niedobrowolna rotacja są w firmie normalnym zjawiskiem. Warto także wspomnieć, że niewielka rotacja jest pozytywnym zjawiskiem, ponieważ umożliwia napływ nowych osób do firmy, a wraz z nimi nowych pomysłów i ciekawego, świeżego spojrzenia na kwestie zawodowe. Co jednak w sytuacji, gdy dobrowolna rotacja pracowników zaczyna być coraz większa i tracimy dobrych specjalistów, którzy posiadają trudne do pozyskania umiejętności? Jak obliczyć rotację pracowników, żeby sprawdzić, czy problem rzeczywiście istnieje i należy się nim jak najszybciej zająć?
Aby poznać poziom fluktuacji kadry i obliczyć wskaźnik rotacji pracowników w firmie, należy wykonać proste działanie:
W zależności od potrzeb, obie wartości zastosowane we wzorze powinny odnosić się do danego roku lub, w razie konieczności ustalenia fluktuacji w skali miesiąca – do danego miesiąca. Wynikiem powyższego działania jest procentowy wskaźnik rotacji. Co on jednak oznacza? Jak go interpretować?
Wskaźnik spada, jeżeli liczba zatrudnionych jest większa od liczby zwolnionych pracowników. Najprościej rzecz ujmując, im niższy wskaźnik fluktuacji, tym lepiej. Im niższy wynik, tym bardziej stabilna jest sytuacja firmy. Jednak badając fluktuację, zawsze należy mieć na względzie specyfikę zatrudnienia, na którą wpływa wielkość i rodzaj firmy. Nie każde odejście z pracy ma bowiem bezpośredni wpływ na budzącą niepokój nadmierną rotację kadr. Dlatego warto wziąć pod uwagę powody rozstania z pracownikami, które mogą być:
- korzystne dla firmy (rotacja pożądana) – jeżeli zostali zwolnieni lub odeszli z własnej woli pracownicy, którzy wykazywali słabe wyniki w pracy i lekceważyli swoje obowiązki,
- niekorzystne dla firmy (rotacja niepożądana) – jeżeli odeszli pracownicy, którzy byli cenieni przez pracodawcę za zaangażowanie w pracę i pozytywny wkład w działalność firmy,
- nieunikniona rotacja – jeżeli powodem odejścia z firmy było przejście na emeryturę, choroba, zmiana miejsca zamieszkania czy też zdarzenia losowe, które wymusiły rezygnację z zatrudnienia.
Uwzględniając te parametry, każdy pracodawca może (w oparciu o powyższy wzór) stworzyć własne równanie, na podstawie którego wyliczy fluktuację niepożądaną, co dopiero da pełny obraz sytuacji w firmie i odpowiedź na pytanie, czy zachodzi konieczność poszukiwania rozwiązań mających korzystny wpływ na stabilizację poziomu zatrudnienia.
Warto jeszcze zaznaczyć, że nie ma jednego, uniwersalnego wzoru wyliczenia fluktuacji kadr, który dawałby nam w pełni wiarygodny obraz rotacji zatrudnienia w firmie. Aby ocenić, czy wskaźnik procentowy rotacji jest w danej organizacji w normie, czy też następuje nadmierna, niepożądana rotacja pracowników, dobrze jest np. wyniki z własnej firmy porównać ze średnią dla branży, w której działa.
Dlaczego warto zapobiegać rotacji pracowników?
Przede wszystkim dobrze jest uświadomić sobie, jaki jest rzeczywisty koszt rotacji pracowników. Mowa tu nie tylko o aspekcie finansowym, ale również konsekwencjach dla atmosfery panującej w organizacji lub jej wizerunku w przypadku wysokiego wskaźnika rotacji dobrowolnych. Dlaczego zatem warto podjąć działania mające na celu zmniejszenie rotacji pracowników?
- Wysoka rotacja oznacza koszty związane z rekrutacją nowego pracownika oraz jego przeszkolenia. Nowa osoba w firmie musi wdrożyć się w swoje obowiązki, co zajmuje czas. W tym czasie nowy pracownik jest mniej efektywny. Może się również okazać, że pracownik, pomimo dobrze poprowadzonej rekrutacji, nie nadaje się do pełnienia określonych zadań. Ze statystyk wynika, że koszty bezpośrednie wynikające z konieczności zastąpienia pracownika sięgają nawet 50%-60% jego dotychczasowego, rocznego wynagrodzenia. Przy uwzględnieniu kosztów ogólnych związanych z fluktuacją kadr w firmie, kwota ta może sięgać nawet 90%-200%. Z czego to wynika? Koszty są bardzo złożone i wynikają nie tylko z wypłacanego wynagrodzenia lub rekrutacji. Kosztem jest także niewykorzystanie umiejętności specjalisty, którego utraciliśmy, strata jego umiejętności, które mogłyby służyć firmie. Znacznie tańszym wyjściem jest zatem zatrzymanie dobrego specjalisty.
- Utrata doświadczonego pracownika to także utrata wiedzy i umiejętności, jakie wnosił ze sobą do firmy. Może to zaważyć na efektywności pracy w organizacji, spowodować częściową utratę dochodów, a także wpłynąć na terminy realizacji poszczególnych projektów i procesów. Zmniejszenie rotacji personelu to krok ku zachowaniu ciągłości projektów i lepszemu rozwojowi firmy.
- Straty w obszarze dobrych stosunków z klientami również należy wliczyć w koszty wysokiej rotacji w firmie. Jeżeli zadaniem pracownika była obsługa klientów, może mieć z nimi wypracowane dobre, stabilne relacje. W niektórych branżach klienci są na tyle przywiązani do konkretnej osoby świadczącej usługi, że decydują się na usługi innej firmy, do której się przeniósł.
- Wysoki wskaźnik rotacji oznacza także straty wizerunkowe dla firm. Unormowana, zdrowa rotacja pracowników nie wzbudzi podejrzeń osób, które chciałyby aplikować do konkretnej firmy. Jeżeli jednak rotacja staje się zbyt wysoka, firma nie wzbudza zaufania kandydatów.
- Nie do przecenienia jest także znaczenie rotacji pracowników przy budowaniu stabilnej, odpowiedniej kultury organizacyjnej. Wysoka rotacja może wprowadzić w firmie złą atmosferę i napięcia, a co za tym idzie obniżyć produktywność pracowników i ich satysfakcję z wykonywanej pracy.
Jak zapobiegać wysokim wskaźnikom rotacji i jakie mogą być przyczyny nadmiernej rotacji pracowników?
Przyczyny wysokiej rotacji w firmie mogą dotyczyć wielu obszarów, począwszy od warunków zatrudnienia i wysokości pensji, jak i problemów wewnątrz organizacji i w relacjach z przełożonymi. Uważne przyjrzenie się temu zjawisku w organizacji z pewnością pozwoli dowiedzieć się wielu interesujących informacji na temat funkcjonowania firmy. Matematyczne wskaźniki są bowiem twardymi dowodami na to, że rotacja jest wysoka, ale tylko pracownicy będą źródłem wiedzy, której nigdy nie uzyskamy, mając do dyspozycji najbardziej wyszukane wzory ekonomiczne. Co zatem, poza oczywistymi czynnikami finansowymi, może być przyczyną rotacji pracowników?
Chcesz zapobiegać rotacji w firmie? Sprawdź, skąd bierze się problem
Aby zmniejszyć rotację pracowników, na początku należy dołożyć starań, by zrozumieć przyczyny rotacji pracowników w organizacji. Pomocne będzie tutaj przeprowadzenie badań oraz ankiet, co pozwoli na uzyskanie opinii u źródła i zidentyfikowanie konkretnych obszarów, które wymagają dodatkowych działań. Z kolei wdrożenie tych działań zapobiegnie utracie najlepszych specjalistów.
Przykładem takiego działania, które pozwoli sprawdzić, na jakim poziomie jest kultura organizacyjna firmy, może być profesjonalna diagnoza, a następnie w odpowiedzi na problemy, które ujawniły się przy diagnozie, dopasowanie odpowiedniej strategii działań naprawczych. W jaki sposób można zdiagnozować obszary wymagające naprawy? Niektóre z tych sposobów są powszechnie praktykowane w organizacjach, jednak pracodawcy nie wiedzą o tym i nie traktują ich jako źródła wiedzy o kondycji kultury panującej w przedsiębiorstwie. Stąd bardzo ważne jest, aby wykonywać podsumowania takich działań i raportować poszczególne przedsięwzięcia w swojej firmie.
Wnioski na temat stanu kultury organizacyjnej mogą płynąć np. z przeprowadzania badań profilaktycznych, dni zdrowia i bezpieczeństwa, działań w obszarze zdrowia psychicznego i fizycznego.
Jak zapobiec rotacji pracowników? Przyjrzyjmy się sposobom zarządzania w firmie
Wśród głównych przyczyn rotacji pracowników warto wymienić problemy z niewłaściwym zarządzaniem zespołem. Słabe przywództwo, niewspierający przełożeni oraz nadmierna kontrola ze strony kierownictwa są prostym przepisem na zwiększenie wskaźnika rotacji pracowników. Bardzo istotna jest także prawidłowa komunikacja, zarówno na linii przełożony-pracownik, jak i wśród pracowników. Uświadomienie sobie problemu w tym zakresie to jednak dopiero połowa sukcesu. Kolejnym krokiem są odpowiednie działania, służące poprawie w obszarze zarządzania zespołem i komunikacji w firmie. Dobrym pomysłem będą tu wszelkie szkolenia i warsztaty z obszaru zarządzania personelem, a także szkolenia dotyczące komunikacji pionowej i poziomej. Doskonale sprawdzą się również eventy firmowe.
Konflikty w zespole – jedna z przyczyn dużej rotacji pracowników
Z powyższym punktem łączą się także konflikty między pracownikami, nadmierne napięcie i stres, problemy z mobbingiem. Często takie sytuacje mają miejsce na długo przed tym, zanim informacja na ich temat dotrze do kierownictwa. Narastające konflikty oraz zła atmosfera w zespole bardzo szybko przekładają się na spadek efektywności, większą absencję a także wzrost wskaźnika rotacji zatrudnienia. Jak pokazał przykład jednego z naszych klientów pogorszenie się relacji w firmie może być przyczyną spadku jakości obsługi.
W obliczu takich problemów w miejscu pracy, warto zadziałać kompleksowo – zbadać, jak wyglądają relacje w zespole, wdrożyć działania edukacyjne na temat zdrowej komunikacji, sposobów reagowania na jakiekolwiek przejawy agresji, a także sposobów radzenia sobie ze stresem i budowania odporności psychicznej. Pomocne będą tu szkolenia i warsztaty, a także konsultacje psychologiczne dla pracowników. Aby poprawić atmosferę w zespole, dobrze jest podjąć działania w obszarze integracji pracowników poprzez eventy i wspólne wyjazdy.
Wysoki wskaźnik poziomu rotacji a brak równowagi między pracą a życiem prywatnym
Niewłaściwe zarządzanie organizacją pracy w firmie i wynikający z niego chroniczny stres mogą spowodować problemy z przepracowaniem, brakiem równowagi między pracą a życiem prywatnym u pracowników, a także z wypaleniem zawodowym. W takim przedsiębiorstwie pracownicy bardzo szybko zaczną rozglądać się za inną pracą, umożliwiającą work-life balance i gwarantującą lepiej rozplanowany zakres obowiązków. Jak temu zapobiec i zminimalizować rotację pracowników?
Przede wszystkim należałoby sprawdzić, czy poziom zatrudnienia rzeczywiście odpowiada liczbie obowiązków. Przeciążanie pracowników obowiązkami może doprowadzić do frustracji, zniechęcenia, nadmiernego stresu i w efekcie do ich odejścia z pracy. Coraz większym problemem jest wypalenie zawodowe, do którego przyznaje się aż 65% aktywnych zawodowo Polaków. Odpowiedzią może być podsunięcie pracownikom rozwiązań ułatwiających radzenie sobie ze stresem, zaproponowanie warsztatów oraz konsultacji z psychologiem. Warto także zbadać obciążenia psychiczne pracowników i ich potrzeby w obszarze zdrowia psychicznego i ustalić strategię zmierzającą do poprawy w tym zakresie.
Duża rotacja pracowników, a brak docenienia i możliwości rozwoju
Bywa, że wewnętrzną przyczyną rotacji pracowników jest po prostu fakt ich niedoceniania przez pracodawcę. Firma, która notorycznie nie zauważa swoich pracowników, nie okazuje im, że są ważną częścią organizacji i nie dba o atrakcyjne benefity pracownicze, dostosowane do potrzeb zespołu, jest narażona na utratę pracowników. Podobnie jest w sytuacji, w której pracownikowi nie oferuje się możliwości rozwoju, szkoleń podnoszących kwalifikacje, a także nie zapewnia się możliwości awansu. Chcąc zadbać o te kwestie we własnej organizacji, warto starannie sporządzić plan szkoleń na każdy rok, zabezpieczyć środki na rozwój pracowników i regularnie podnosić ich kwalifikacje. Dobrą taktyką będzie również docenianie pracowników, np. z okazji świąt i zapewnienie im odpowiednich benefitów.
Zachowanie odpowiedniego poziomu rotacji jest istotne dla organizacji. Warto monitorować rotację pracowników, by nie przegapić momentu, w którym wskaźnik rotacji niepożądanych zacznie wzrastać. Zatrzymanie pracowników, którzy dobrze wykonują swoje obowiązki jest bowiem kluczowe dla rozwoju firmy i jej dobrych wyników finansowych. To właśnie dlatego stworzenie zdrowej i odpowiedniej kultury organizacyjnej jest tak ważne.
Jeżeli szukasz pomysłów na zbudowanie zdrowej kultury organizacyjnej, która pomoże Ci w redukcji rotacji pracowników w firmie, skontaktuj się z nami. Nasz specjalista pomoże Ci określić obszary wymagające poprawy w organizacji i dobrać działania, które najlepiej odpowiedzą na wyzwania i potrzeby Twojej firmy.
